法務部は”社内の何でも屋”？

「この契約、見てくれます？」「取締役を変更したいのですが、手続き教えてください」 他部署からの問い合わせに日々追われる法務部員にとって、迅速で感じのよい返信は重要なスキルです。 しかし、毎回ゼロから文章を考えるのは地味に大変…。 そんなときに役立つのがChatGPTを使った”返信文プロンプト”です。

🤖 ChatGPTで作れる！社内返信テンプレート

以下に、実際に法務部門で使える他部署向け返信例を、そのまま使えるプロンプト形式で紹介します。

  1. 契約書レビュー依頼への返信

    以下の条件で社内メールの返信文を作ってください。 ・件名：契約書レビューについて ・相手：営業部課長（名前あり） ・トーン：丁寧、柔らかめ ・内容：契約書の受領確認と、完了目安の共有

    ※初期受領の確認メールは「受領＋完了目安（例：2営業日程度）」を入れるだけで相手は安心します。関連する詳しいレビュー手順は当サイトの実践ガイドも参考にしてください。（契約書レビュー実践ガイド）

  2. 稟議の社内手続きに関する問い合わせ

    以下の条件で社内メールの文章を作ってください。 ・件名：稟議書に必要な添付書類について ・相手：経理部 ・トーン：敬語ベース＋カジュアル ・内容：稟議時に必要な契約書の写しについて説明する

  3. 締結済み契約書の写しを依頼された場合

    以下の条件で社内メールを作成してください。 ・件名：契約書写しの送付について ・宛先：人事部の担当者 ・口調：フラット ・内容：契約書のPDF送付＋社内保存先URLの共有

  4. 取締役変更などの登記関連の問い合わせ

    以下の条件で社内返信メールを作成してください。 ・件名：取締役変更手続きの件 ・トーン：誠実＋要点を絞って ・内容：登記必要書類、スケジュール感の概要説明

  5. 「これ、違法じゃない？」という質問への回答

    以下の条件で社内メール文面を考えてください。 ・件名：行為の適法性に関するご質問 ・相手：マーケティング部 ・トーン：冷静・法務的 ・内容：現時点での法的判断、リスクのある場合の注意喚起

💡 コツ：プロンプトに「トーン」「背景」「相手」を入れる

ChatGPTに依頼する際は、以下の要素を入れると実用性が格段にUPします：

  • 誰に対する返信か（例：営業部長、若手社員）
  • どんな背景で送るか（例：確認催促、説明依頼）
  • 希望する文調（丁寧・ややカジュアルなど）

📌 おまけ：口調の違いでこんなに変わる！

たとえば同じ「資料ください」でも——

丁寧系：

お手数ですが、関係資料をご共有いただけますでしょうか。

親しみ系：

すみません、あの資料いただけますか？

強調系：

進行に影響するため、至急ご対応いただけますと幸いです。

🧠 ChatGPTを”社内調整ツール”として使い倒そう

社内コミュニケーションも業務の一部。

ChatGPTを使えば「感じよく、速く、漏れなく」対応できます。

ちょっとした文章作成もAIに任せて、法務の本来業務に集中しましょう！

補助読み：ChatGPTを契約書レビュー補助に使う実例やプロンプト集は当サイトで詳解しています（初期レビュー→精密分析→交渉戦略の段階的な使い方）。参考：契約書レビューが変わる多段階アプローチ実践ガイド。

また、電子契約と印紙税の取り扱い（ハイブリッド運用の落とし穴）も業務でよく問われるテーマです。参考記事：印紙税の電子化対応（2025年まとめ）

免責：本記事は一般的な実務Tipsを紹介するものであり、具体的な法的判断が必要な場合は社内の弁護士または顧問弁護士にご相談ください。