よくある誤解を解く

実務では、「覚書だから軽く考えていたら大変なことになった」という事例が後を絶ちません。デジタル化が進む現在でも、書面の性質と合意の中身を正確に整理することは、企業リスク管理の要です。

今回は、民法522条に基づく法的根拠を明示しながら、法的効力に関する根本的誤解を解消し、実務で使えるチェック項目を具体例つきでお伝えします。

一目でわかる比較表

まず、覚書と契約書の主要な違いを一覧表で確認しましょう。

【重要】時系列優先の原則と実務対応

後に作成された書面が原則として優先される

契約書と覚書で内容が矛盾する場合、原則として後に作成された書面が優先されます。これは「時系列優先の原則」として実務で広く認識されています。

実務上のリスク回避策

条項設計のポイント:

• 原契約の特定: 日付と契約名で原契約を明確に特定
• 変更範囲の明示: どの条項を変更し、どの条項は維持するか明記
• 優先順位の宣言: 矛盾時の優先関係を明示
• 関連書面の一元管理: 契約書・覚書の変更履歴を台帳で管理

契約書の保管期間については、契約書の保管期間｜税法・会社法で異なる保存義務を整理【2025年版】で詳しく解説しています。

法的効力の根拠｜民法522条の解説

民法522条「契約の成立と方式」

覚書と契約書の法的効力が同等である根拠は、民法522条にあります。債権法改正(施行:2020年4月)の流れで、契約の成立と方式について明文化された趣旨の条文です。

出典: e-Gov法令検索 民法

条文の意味と実務への影響

第1項の解説：契約成立の要件

契約は「申込み」と「承諾」という2つの意思表示の合致により成立します。重要なのは、書面の名称(「契約書」か「覚書」か)ではなく、当事者の意思表示が合致したかどうかです。

第2項の解説：方式の自由

契約の成立には、特定の書面形式は不要です(契約方式自由の原則)。口頭でも、メールでも、FAXでも契約は成立します。

証拠力の確保：民事訴訟法228条4項

書面作成が任意とはいえ、紛争時に合意を証明するため、実務では書面化が強く推奨されます。その根拠が民事訴訟法228条4項です。

出典: e-Gov法令検索 民事訴訟法

つまり、署名または押印がある覚書は、契約書と同様に「真正に成立した」と法的に推定されます。裁判で相手方が「そんな覚書は偽造だ」と主張しても、署名押印があれば相手方がその主張を証明する責任を負います。

電子契約における証拠力の確保については、印紙税の電子化対応、まだ混乱してる？2025年の実務整理で電子署名法との関係を解説しています。

覚書とは何か：法務視点での正確な定義

覚書の法的性質

覚書(おぼえがき、Memorandum)には、法律上の明確な定義はありません。実務では以下のような場面で用いられます。

典型的な使用場面:

1. 既存契約の一部変更: 契約条件の一部(価格、納期、数量など)を変更する際
2. 契約の補足: 原契約で定めていなかった事項を追加する際
3. 暫定合意: 正式契約締結前に、基本条件について合意を確認する際
4. 合意内容の確認: 口頭や会議での合意内容を文書化する際

念書・合意書との違い

例えば、支払い遅延について「今後は期日通りに支払います」という約束を一方的に差し入れる場合は「念書」、双方で「支払期日を○日に変更し、今後は期日遵守に努める」と合意する場合は「覚書」が適切です。

契約書との実務上の違い

使い分けの実務基準

法的効力は同等ですが、実務では以下のような使い分けがなされています。

メリットとデメリット

覚書のメリット:

• 作成の効率性: 簡潔な内容で済むため、短時間で作成可能
• 柔軟性: 変更点のみを記載すれば良いため、契約書全体を作り直す必要がない
• 変更履歴の明確化: 原契約を維持したまま、変更内容を一目で把握できる
• 心理的ハードルの低下: 「契約書」より軽い印象で相手が受け入れやすい

覚書のデメリット:

• 管理の複雑化: 覚書が複数になると、何が有効か把握困難
• 権利義務の不明確化: 簡潔すぎて重要事項が漏れるリスク
• 社内承認手続きの混乱: 会社によっては契約書と覚書で承認ルートが異なる場合がある

実務で見落としがちな重要ポイント

1. 印紙税の取扱い

出典: 国税庁「印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで」

課税文書の例と印紙税額:

• 請負契約に関する覚書：契約金額に応じて200円〜数十万円
• 不動産譲渡に関する覚書：契約金額に応じて1,000円〜数十万円
• 金銭消費貸借に関する覚書：契約金額に応じて200円〜数十万円

印紙税の詳細な判定基準については、印紙税の電子化対応、まだ混乱してる？2025年の実務整理で課税文書の具体例を解説しています。

2. 署名・押印の重要性

実務上の注意点:

• 代表者の権限確認: 相手方の署名者が契約締結権限を有するか確認(登記事項証明書で確認)
• 法人印の使用可否: 代表印か社印かを確認
• 電子署名の有効性: 電子署名法に基づく電子署名があれば押印と同等の効力(電子署名法3条)
• タイムスタンプ: 改ざん防止機能の活用で証拠性を高める

出典: e-Gov法令検索 電子署名及び認証業務に関する法律

3. 既存契約との整合性と優先順位

契約書と覚書の内容に矛盾が生じる可能性があります。ここが実務で最も重要なポイントです。

実務上のリスク回避策:

• 覚書で「本覚書に定めのない事項については、○年○月○日締結の●●契約書の定めによる」旨を明記
• 「本覚書は●●契約書の第○条を変更するものであり、その他の条項には影響しない」旨を記載
• 契約書で事前に優先順位を規定しておく(「本契約締結後に別途覚書を締結した場合、覚書が優先する」)
• 関連書面の一元管理と変更履歴の管理(契約管理システムの活用)

2025年の最新動向｜電子契約・DX

電子契約・DXの活用

2025年現在、覚書も含めた契約実務のデジタル化が急速に進んでいます。

電子契約サービスの実務対応:

• 電子署名法に基づく電子署名: 電子署名法3条により、電子署名は押印と同等の効力を有する
• タイムスタンプ機能: 改ざん防止と作成時刻の証明により証拠力を強化
• クラウド契約管理システム: 契約書・覚書の一元管理とバージョン管理
• API連携: 承認フローの自動化とワークフローシステムとの連携

電子契約の詳細については、印紙税の電子化対応、まだ混乱してる？2025年の実務整理をご参照ください。

AI・自動化ツールの活用

契約管理における生成AI活用:

• ドラフト作成支援: 過去の覚書テンプレートを学習したAIによる初稿作成
• リスク抽出: 覚書と原契約の矛盾点を自動検出
• 期限管理: 更新期限・終了期限の自動アラート
• 条項検索: 過去の覚書から類似条項を自動検索

AI法務ツールの活用については、AI時代の契約書管理と運用改革(管理・検索・自動化の導入ガイド)で詳しく解説しています。

実務担当者への実践的アドバイス

チェックリスト：覚書作成時の必須確認事項

社内体制の整備

推奨する管理体制:

1. 文書管理システムの構築

• 契約書・覚書の一元管理(契約管理システム・CLMツールの活用)
• バージョン管理の徹底(第1覚書、第2覚書の番号管理)
• 検索機能の充実(取引先名、契約日、キーワードでの検索)
• 期限管理(更新日・終了日のアラート機能)

2. 承認フローの明確化

• 覚書の承認権限規定(金額・重要度に応じた決裁権者の設定)
• 決裁基準の設定(契約書と覚書で異なる場合の整理)
• 法務部門のチェック体制(全覚書の法務審査義務化)

3. 教育・研修の実施

• 営業部門への法務教育(覚書の法的効力、印紙税の基礎知識)
• 覚書作成スキルの向上(社内テンプレートの整備と活用研修)
• 最新法改正への対応(年1回の法務研修実施)

まとめ

重要なポイントの再確認

1. 法的効力は同等: 覚書と契約書に差はない(民法522条)
2. 名称より内容: 書面のタイトルより合意の中身が重要
3. 時系列優先の原則: 後に作成された書面が優先されるため、優先順位条項を明記
4. 印紙税: 覚書も課税文書該当時は印紙税が必要(電子契約は原則不要だが運用注意)
5. 保管期間: 10年間の保管が推奨(法人税法・会社法)
6. 適切な使い分け: 用途に応じた賢い選択が企業の競争力