法務部という部署は、ある意味「言い切り」が許される場所です。根拠が明確で、要点さえ押さえていれば、回りくどい前置きやおべっかは不要。社内のやり取りでは、単刀直入に話が進むことも多く、ついその感覚でメールを書いてしまいます。
でも──相手が「やんごとなきかた」となると話は別です。社外のお偉いさん、役員、顧問弁護士、あるいは関係省庁。一語一句に配慮が求められる相手に、ぶっきらぼうな文章はご法度。
いくら内容が正しくても、「失礼なメール」はアウトです。
とりあえず書いて、AIにチェックしてもらう
そんなわけで、私はChatGPTにメールの最終確認をお願いするようになりました。
たとえばこんな感じで：
件名：ご確認のお願い
○○株式会社 法務部の〇〇です。
本件、以下の理由により○○と解釈しております。
・理由①
・理由②
ご認識に相違がないか、ご確認いただけますと幸いです。
書いている本人としては「丁寧に書いたつもり」。でもChatGPTに見せてみると──
「ご認識に相違がないか、ご確認いただけますと幸いです」→ 「ご認識に齟齬がないか、ご教示いただけますと幸いです」とした方が、より丁寧な印象です。
と、的確に“あと一歩の敬語”を拾ってくれます。他にも、接続詞や段落構成、クッション言葉の入れ忘れまで指摘してくれるのだから、正直ありがたい存在です。
ビジネスメールって、ややこしい。AIはそこもわかってくれる
日本語って、曖昧と敬意のバランスで成り立っているところがありますよね。とくにビジネスメールはその最たるもので、「何が言いたいか」よりも「どう伝えるか」の方が重要になる場面もあります。
私はもうそれなりに長くビジネスをしてきた中年世代ですが、いまだに「こういう言い方で合ってるのか？」と迷うこともあります。そんなとき、AIに聞ける安心感は大きいです。ChatGPTは堅すぎず、緩すぎず、ちょうどいい言い回しを提案してくれるんです。
まとめ：言葉に悩む時間を、AIで減らそう
AIは、雑談の相手になるだけではありません。「ちょっと聞いてみたいけど、人には聞きづらいこと」にこそ真価を発揮します。メールの文面もそのひとつ。ChatGPTに「失礼のない文面か見てほしい」と頼むだけで、語尾のトーンや語彙の選び方までチェックしてくれます。
今では、私は大事なメールを書くときには必ずAIに一声かけています。正しい日本語って、案外ありがたい。中年にも、AIはやさしいです。笑
