この記事で配布する無料テンプレート

本記事の解説は、以下4点の無料テンプレートとセットで使うことを想定しています。記事を読んでから手元のExcelやWordに展開すると、契約台帳の整備をその日のうちに始めやすくなります。

契約更新漏れはなぜ起きるのか

契約更新漏れは、ある日突然起きるわけではありません。レビュー完了から自動更新までの一連の流れの中で、台帳に残す情報が少しずつ抜け落ちた結果として表面化します。下図は、典型的な「事故が起きる流れ」を示したものです。

契約台帳に最低限入れるべき項目

契約台帳は、項目を増やすことよりも、「事故防止に直結する項目を確実に埋める」ことが大切です。以下は、件数や業種を問わず最低限揃えておきたい項目の一覧です。

契約台帳チェックリスト

今お使いの契約台帳が、最低限の事故防止水準を満たしているかをチェックする項目です。10項目すべてに「はい」と答えられる状態を目指してください。

契約登録時の確認フロー

契約締結直後は、関係者の記憶が最も鮮明な時期です。このタイミングで台帳項目を埋め切ることが、後日の確認コストを大きく下げます。

自動更新・解約通知期限の管理例

「契約終了日」と「解約通知期限」は別の概念ですが、台帳上では混同されがちです。以下は、契約終了日から逆算して解約通知期限と社内確認日を組み立てた例です。

Excel管理で足りる場合・足りなくなる場合

契約台帳はExcelで始めるのが現実的です。ただし、件数や関係者が増えると、Excelだけで追うのが難しくなる場面が出てきます。「いつExcelで足り、いつ足りなくなるか」を、あらかじめ言語化しておくと判断しやすくなります。

Excelで始めることは有効です。ただし、件数が増え、担当者・ステータス・添付資料・判断履歴まで管理したくなった場合は、LegalOSやLegalOS Inboxのような案件管理ツールも選択肢になります。Excelからの移行は、無理に一度に行わず、新規契約から段階的に切り替える方法もあります。

契約管理がExcelで追いにくくなったら

無料テンプレートで契約管理を始めることは有効です。ただし、契約件数が増え、法務依頼、添付資料、確認メモ、ステータス、承認履歴まで一緒に管理したくなると、Excelだけでは追いにくくなります。その場合は、契約案件をカード単位で整理し、添付資料や判断履歴を残せるツールも選択肢になります。

まとめ