取適法対応で経理部門に確認すべきこと｜支払期日・振込手数料・支払マスタの点検項目

取適法対応というと、発注書や契約書の見直しを思い浮かべる方が多いと思います。しかし、実際に取引先へお金を支払うのは経理部門です。発注書や契約書を直しても、支払運用がそのままであれば、リスクは社内に残り続けます。

この記事は、「会社は何をすればいいか」シリーズの第4話です。第1話で社内体制の必要性を、第2話で責任者の決め方を、第3話で社内プロジェクトの進め方を扱いました。本稿では、実務確認部署のうち、特に経理部門に何を確認させるべきかを整理します。

取適法対応では、経理部門の確認が欠かせない

もっとも、役員・管理本部が支払データを1件ずつ点検する必要はありません。役員・管理本部は確認範囲・期限・未対応リスクを見るのが役割です。経理実務の細部は経理部門に確認させ、その結果を報告として受け取る、という整理が現実的です。

そのために、法務・コンプラ事務局が経理への確認票と報告様式を用意します。「経理に任せる」のでも「法務が経理を動かす」のでもなく、役員・管理本部がオーナー、事務局が確認票を作成、経理が実務運用を確認する、という役割分担です。

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経理部門に確認すべき5つの領域

経理部門に確認させる範囲は、次の5領域に整理すると抜けが出にくくなります。「何を聞けばよいか分からない」状態を避けるための地図として使ってください。

役員・管理本部が見るべきこと、経理に確認させること

同じ「経理の支払運用」でも、役員・管理本部が見る粒度と、経理部門に確認させる粒度は異なります。混同すると、役員が細部に埋もれたり、逆に肝心の確認が抜けたりします。

支払期日の確認ポイント

取適法では、委託事業者は、中小受託事業者から給付（物品等）を受領した日から起算して60日以内に支払期日を定める義務があります。ここで実務上つまずきやすいのが「起算点」です。

受領日ではなく、検収完了日や請求書受領日を基準にしてしまうと、結果として支払が後ろ倒しになり、60日を超える運用が生まれることがあります。経理システム上の支払サイトが、この起算点を取り違えていないかを確認する必要があります。

【関連記事：取適法の支払条件・手形払い禁止｜60日ルールと支払手段】

振込手数料の差引き運用を確認する

長年の慣行として、支払時に振込手数料を差し引いてきた会社は少なくありません。これは契約書や発注書を見ただけでは把握できず、経理システムの設定・支払処理・取引先別の例外を見て初めて分かることがあります。

取適法では、発注後に代金を減額する行為が問題となり得ます。振込手数料についても、あらかじめ書面等で合意があり、支払期日までに委託事業者側が負担分を補填し、中小受託事業者が代金満額相当の現金を受け取れる形になっていれば問題とならない、という整理が公的資料で示されています。つまり「事前合意なく一律で差し引く」運用が残っていないかが確認の中心になります。

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相殺・控除・手数料名目の差引きに注意する

盲点になりやすいのが、振込手数料以外の差引きです。協賛金、調整金、値引き、事務手数料といった名目で支払額から差し引く運用は、経理上は通常処理として流れていることがあります。しかし取適法対応上は、名目を問わず実態として代金を減額していないかという観点で確認が必要です。

特に、システム上で自動的に控除・相殺される設定は、担当者の意識に上らないまま継続しやすいため、棚卸しの対象に含めてください。

支払マスタ・経理システムを確認する

支払マスタや経理システムの自動処理は、取適法対応の最大の盲点になりやすい領域です。設定が古いまま残っていると、書類を直しても実際の支払はこれまでどおり流れてしまいます。次の項目をカードで確認してください。

システム改修には時間がかかることが多いため、「いつまでに、どこまで直すか」「直るまでの間どう運用するか」をセットで確認しておくと、報告がしやすくなります。

手形払い等の支払手段を確認する

取適法では、製造等委託代金の支払手段として手形払いが認められなくなりました。また、電子記録債権やファクタリング等であっても、支払期日までに代金に相当する満額（手数料等を含む）を受け取ることが困難なものは、同様に問題となり得るとされています。手形やこれらの手段が残っていないかを確認します。

この領域は、経理だけでなく財務・購買とも関係します。経理に「事実（残存有無）」を確認させ、切替方針は財務・購買と連携して決める、という進め方が現実的です。役員報告では、残存の有無・影響範囲・切替方針・期限の4点を示すと、判断がしやすくなります。

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経理部門へのヒアリング項目

口頭で「問題ありませんか」と聞くだけでは、確認の証跡になりません。次のチェックリストを確認票の形で渡し、回答を文書で受け取ることをおすすめします。

経理確認結果を役員報告にどう載せるか

経理から回答を受け取ったら、役員・管理本部向けには1枚に集約します。詳細データではなく、判断に必要な要点だけを載せるのがポイントです。

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小規模会社・ひとり法務ではどう確認するか

経理部門が小さい、あるいは外部の会計事務所に記帳・支払を任せている会社もあります。その場合でも、確認すべき5領域は変わりません。体制が小さいほど、確認した事実を記録に残しておくことが効いてきます。

形だけの経理確認で終わらせないために

確認したつもりでも、次のようなパターンに当てはまると、実効性が伴いません。役員・管理本部が報告を受けるときのチェックポイントとしても使えます。

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まとめ｜経理確認は、取適法対応の実効性を左右する

発注書や契約書をいくら整えても、最後にお金を動かす経理の運用が変わらなければ、リスクは残ります。最後に要点を整理します。

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