取適法対応で内部監査はどこを見るべきか｜経理・購買・事業部の運用点検ポイント

「会社は何をすればいいか」シリーズ・第15話／全20話。本記事では、これまで整えてきた取適法対応が実際に運用されているかを、内部監査・事後点検でどう確認するかを整理します。

取適法対応は、実際に運用されているかを点検して初めて意味がある

取適法（中小受託取引適正化法）への対応として、社内体制づくり、規程の見直し、社内研修、チェックリスト作成、証跡保存の整備を進めてきた会社は多いはずです。これらはどれも必要な作業です。

しかし、規程やチェックリストを作っただけでは、対応が完了したとはいえません。現場の発注・支払・価格協議の運用が実際に変わっていなければ、書類は整っていても、運用は従来どおりという「形だけの対応」になりかねません。

そこで必要になるのが、内部監査・事後点検です。ここでの目的は、経理・購買・事業部の運用が本当に変わったかを確認することにあります。役員・管理本部が個別取引の細部をすべて見る必要はありません。確認すべきは、点検範囲・主な指摘事項・未対応事項・是正状況です。法務・コンプラ事務局は、その確認を可能にする監査項目と是正管理表を準備します。

内部監査・事後点検が必要な5つの理由

なぜ、規程や研修を整えた後に、わざわざ点検まで行うのか。理由は次の5つに整理できます。

取適法対応の内部監査で見るべき全体像

点検対象は多岐にわたります。まずは「どの領域を見るのか」を地図として持っておくと、抜け漏れが減ります。下の6分類で全体像を押さえてください。

毎回すべてを細かく見る必要はありません。後述する「重点監査項目」「サンプル抽出で見る項目」「役員報告に載せる項目」「次回点検に回す項目」に振り分けて、メリハリをつけます。

経理部門で見るべき点検項目

取適法対応で最も数字に表れやすいのが経理の支払運用です。支払期日は、原則として物品等を受領した日から起算して60日以内のできる限り短い期間内に定める必要があります。検収日や請求書受領日を起点にして、実質的に支払が後ろ倒しになっていないかが点検の中心です。

購買部門で見るべき点検項目

購買部門では、発注書が作業開始前に発行されているか、発注内容が明確か、価格協議の経緯が残っているかが要点です。とくに取適法では、協議に応じず一方的に代金額を決める行為が禁止されているため、値上げ要請を担当者が単独で拒否・保留していないかは重要な点検対象です。

事業部で見るべき点検項目

取適法違反のきっかけは、購買・経理だけでなく事業部の現場運用からも生じます。口頭発注やチャットでの作業指示、検収の遅れ、追加作業の依頼などは、書類に残りにくいぶん、点検で意識的に拾う必要があります。

価格協議・値上げ要請で見るべき点検項目

取適法で新たに重視されているのが、価格協議への対応です。中小受託事業者から協議の求めがあったのに応じない、必要な説明をしないまま一方的に代金を決める、といった行為は問題になり得ます。点検では、協議の受付から判断までが記録として残っているかを確認します。

証跡保存で見るべき点検項目

証跡は「作ること」より「後から担当者以外でも追えること」が重要です。保存先が部署ごとにバラバラだと、点検にも社外調査にも対応できません。証跡保存マップ（どの資料がどこに、いつまで保存されるか）が整っているかを確認します。

社内研修・周知で見るべき点検項目

研修は「実施したか」だけでなく、「実務の運用が研修後に変わったか」まで見て初めて点検になります。受講記録の有無に加えて、研修内容が実務チェックリストに反映されているかを確認します。

サンプル抽出はどう考えるか

すべての取引を毎回確認するのは現実的ではありません。そこで、高リスクの取引からサンプルを抽出して点検します。優先すべきは、継続取引、金額の大きい取引、追加作業が多い取引、価格が長く据え置かれている取引、支払条件が古い取引です。経理・購買・事業部のそれぞれから抽出し、監査対象期間・抽出基準・確認項目・結果を記録します。

役員・管理本部が見るべきこと、実務担当者に整理させること

役員・管理本部が個別取引の細部をすべて追う必要はありません。見るべきは「範囲とリスク」です。細部の整理は実務担当者の役割として切り分けます。

内部監査チェックリストに入れるべき項目

監査チェックリストは、点検結果から是正・次回点検まで一気通貫でつながる形にしておくと、その後の管理が楽になります。最低限、次の列を持たせます。

是正依頼・是正完了報告をどう作るか

指摘して終わりにしては、点検の意味がありません。指摘には期限と責任部署を、是正完了には証跡と残リスクを記録します。役員・管理本部には、高リスクの指摘と未完了事項を報告します。

是正依頼に入れる項目

是正完了報告に入れる項目

是正管理表（サンプル）

小規模会社・ひとり法務ではどう点検するか

内部監査部門がない会社も少なくありません。それでも、簡易な事後点検は可能です。完璧な監査を目指すより、放置しない仕組みをつくることが大切です。

形だけの内部監査で終わらせないために

点検の形は整っているのに実効性がない、というパターンには共通点があります。下の失敗例に当てはまっていないかを確認してください。

まとめ｜内部監査は、取適法対応が本当に動いているかを確認するために行う

取適法対応は、規程・研修・チェックリストを作って終わりではありません。最後に、本記事の要点を整理します。

内部監査を実施すれば、それだけで取適法上の問題がすべて解消するわけではありません。内部監査は法的判断を代替するものではなく、会社が決めたルールが現場で守られているか、運用実態と証跡を点検する仕組みです。個別の取引が取適法に違反するかどうかの最終的な判断が必要な場面では、公正取引委員会・中小企業庁の公表資料を確認のうえ、必要に応じて顧問弁護士等の専門家にご相談ください。