会社所有の不動産をどう洗い出す？｜住所等変更登記のための棚卸し方法

住所等変更登記の対象を確認しようとして、まず固定資産台帳を開いた。しかし、それだけで会社名義の土地・建物を全部把握できているのか──。第3話のテーマはここです。

制度の概要は第1話で、期限と過料の考え方は第2話で扱いました。本記事はそれらを繰り返さず、「どの不動産を確認対象にするのか」という母集団づくりだけを扱います。期限管理表を作っても、行に入れる不動産が漏れていれば管理になりません。

図1：会社所有不動産の棚卸し6ステップ（企業実務としての推奨手順であり、法令上定められた手順ではありません）

そもそも何を「会社所有不動産」として探すのか

棚卸しを始める前に、探す対象を定義しておきます。住所等変更登記の義務を負うのは所有権の登記名義人です。したがって探すべきは「会社が使っている不動産」ではなく、「会社が所有権の登記名義人として登記されている不動産」です。

この2つは重なる部分が大きいものの、一致しません。拠点一覧から出発すると、賃借物件が紛れ込み、使っていない土地が抜け落ちます。

まず社内資料から候補を集める

最初の作業は、社内にある資料から不動産の候補を集めることです。ひとつの資料で完結させようとせず、複数の資料から候補リストを作り、後の工程で登記記録と突合します。

会社ごとに有効な情報源は異なります。以下はあくまで候補資料であり、これらすべてを確認することが法律上求められるわけではありません。

社内照会の相手先も先に決めておくと進みます。経理・財務（固定資産台帳、税務資料）、総務（拠点、施設管理、保険）、事業部門（現場で使っている土地）、そして過去のM&Aを担当した部署です。照会文には「使用している不動産ではなく、当社名義で登記されている可能性のある不動産」と明記しておくと、回答の質が変わります。

固定資産台帳だけでは足りないことがある理由

固定資産台帳を否定する趣旨ではありません。管理が行き届いている会社では、台帳でほぼ把握できていることもあります。正確にいえば、出発点としては非常に有力だが、不動産登記上の所有権の登記名義人を示す資料ではないということです。

実務上、台帳と登記のずれが生じ得るのは次のような場面です。いずれも「必ず漏れる」ものではなく、台帳の設計と運用によります。

• 償却が終わった資産──帳簿価額が備忘価額となり、管理の関心から外れていることがある
• 遊休地・将来の事業用地──使用実態がないため、現場からも経理からも話題に上らない
• 私道持分・共有持分──取得時に主たる物件とまとめて処理され、独立の管理単位になっていないことがある
• 細分化された土地──分筆を経て筆数が増えても、台帳上は1件のまま管理されていることがある
• 合併・会社分割等で承継した土地──承継時の資産計上と、登記上の名義の状態が別々に進行していることがある
• 管理の粒度の違い──台帳が「○○工場一式」で、登記は筆ごと・建物ごとという単位のずれ

棚卸しの目的が「昔の表示のまま残っている物件を見つけること」である以上、管理の関心から外れていた物件ほど当たりが出やすいという関係にあります。

2026年開始「所有不動産記録証明制度」は法人も使える

2026年2月2日から、所有不動産記録証明制度が始まっています。登記官が、特定の者が所有権の登記名義人として記録されている不動産を検索し、一覧的にリスト化して証明書として交付する制度です（不動産登記法第119条の2）。

この制度は、相続登記の義務化に伴い、相続人が被相続人名義の不動産を把握しやすくして手続的負担を軽減し、登記漏れを防止する観点から設けられたものです。住所等変更登記の義務化のために新設された制度ではありません。ただし、法務省の案内では請求できる者として所有権の登記名義人（法人を含む）が明示されており、法人が自社の所有不動産を把握する目的で利用することができます。

これまで登記記録は土地・建物ごとに作成されており、全国の不動産から特定の者が所有権の登記名義人となっているものを抽出する仕組みは存在しませんでした。全国横断で検索できる公的な仕組みができたこと自体が、企業の不動産管理にとって大きな変化です。

全国に店舗・工場・発電所・倉庫・社宅・遊休地を持つ会社では、検索条件の設計と件数によって手数料も交付期間も変わります。大規模法人については事前の問合せが案内されているので、請求書を作り込む前に管轄の登記所へ相談するほうが結果的に早く進みます。

ただし、所有不動産記録証明書だけでは終われない

ここが本記事で最も重要な注意点です。所有不動産記録証明書を取得すれば会社所有不動産を100％漏れなく把握できる、というものではありません。

法務省は検索の仕様を公表しており、システム上は次のルールに基づいて、所有権の登記名義人として記録されている不動産が抽出されるとしています。

あわせて、法務省は請求書についての注意点として、請求書に記載された検索条件のみで検索されるため、登記記録上の名称・住所と検索条件が異なる場合などには検索結果として抽出されないことがあるとしています。

ここに、今回の住所等変更登記義務化との関係で逆説が生じます。私たちが探しているのは「昔の名称・住所のまま登記されている不動産」です。それを、現在の商号・本店だけを検索条件にして探そうとすると、まさに探したい物件が抽出されない可能性があります。

図2：現在の情報だけで検索すると漏れ得るイメージ

なお、過去の氏名・住所を検索条件とする場合には、それらを証する情報の提出が必要になるとされています。法務省が例として挙げているのは戸除籍謄本や住民票の写しなど自然人を想定したものなので、法人が過去の名称・本店を検索条件とする場合に何を提出するかは、事前に登記所に確認するのが確実です。前述の大規模法人の事前問合せと合わせて相談するとよいでしょう。

過去の商号・本店履歴を先に作る

STEP 2を先に置いているのはこのためです。過去の商号・本店の履歴は、検索条件の設計にも、登記記録との突合にも使います。ここが曖昧なまま証明書を請求すると、費用と時間をかけて空振りになりかねません。

履歴の確認には、商業登記の現在事項全部証明書・履歴事項全部証明書・閉鎖事項証明書が基本資料になります。履歴事項全部証明書には保存期間の制約があるため、古い変更まで遡る場合は閉鎖事項証明書が必要になることがあります。社内の沿革資料や周年史は補助的な手がかりにはなりますが、社内資料だけで法的な事実（変更日など）を確定させないでください。変更日については、商業登記の登記記録・議事録その他の社内資料を突き合わせて確認します。とくに本店移転については、決議上の移転予定日だけで判断せず、実際の移転状況を含めて確認してください。

会社法人等番号がある不動産・ない不動産を分ける

2024年（令和6年）4月1日以降、所有権の登記名義人が法人である場合には、会社法人等番号その他の法人識別事項が所有権の登記事項となっています。会社法人等番号を有する法人については、原則として会社法人等番号が記録されます。一方、それ以前から所有している不動産では、会社法人等番号が記録されていない場合があります。また、会社法人等番号を有しない法人については別の取扱いとなります。

この区別は、棚卸しの段階で2つの意味を持ちます。

グループ会社・SPCの不動産を混ぜない

企業グループでは、「グループとして使っている土地」と「当該法人が所有する土地」が一致しません。事業会社が使っている工場用地の名義が親会社であったり、発電所用地の名義が事業ごとに設立した合同会社であったり、というのは珍しくありません。

住所等変更登記の義務は、所有権の登記名義人ごとに検討します。グループ全体の土地一覧をそのまま1社の対応対象にすると、他社の物件を抱え込む一方で、自社名義なのに使っていない物件を落とすことになります。

グループ会社の名義であっても、その法人にも同じ義務が生じます。グループ全体としては、名義人ごとに棚卸しを並走させるのが実務的です。所有不動産記録証明書も名義人ごとの請求になります。持株会社・SPCを含む多数の法人がある場合は、着手の順番と担当の割り振りを先に決めておいてください。

組織再編で取得した不動産は別レーンで確認する

過去に吸収合併・新設合併・吸収分割・新設分割・事業譲渡などを経験している場合、承継した不動産には別の論点が含まれます。表示の変更以前に、そもそも承継による所有権移転登記が完了しているかという問題です。

名義人自体が入れ替わる以上、これは住所・名称の変更登記では処理できません。母集団には含めて確認しますが、一覧表の上では「住所・名称変更案件」と「権利承継・名義移転案件」を分けて記録してください。同じ列で管理すると、対応方針も期限の考え方も混線します。

成果物としての「所有不動産確認台帳」

棚卸しの成果物は、不動産1件ごとの台帳です。第2話で扱った期限管理表が変更イベント単位の管理表であるのに対し、こちらは不動産単位の母集団台帳です。両者は列を共有せず、物件と変更イベントを紐づける形で運用します。

どこまで確認すれば「母集団確定」といえるか

この判断基準は法令にありません。以下は企業実務上の推奨です。「所有不動産記録証明書を取得したから完了」ではなく、複数の資料の結果を突き合わせ、主要な資料の間で説明のつかない差異がなくなった状態を、実務上の母集団確定の目安とする考え方です。

差異が出たときの考え方

資料間の差異は、直ちに登記のミスを意味するものではありません。原因調査の対象として扱ってください。

図3：資料間に差異が出た場合の確認フロー

まとめ

母集団が固まったら、次は個別の処理です。本店移転・商号変更があった物件について、実際にどの書類をそろえ、どこにどう申請するのかを次の記事で扱います。なお、ここで作った台帳を一度きりの調査で終わらせず、本店移転やM&Aのたびに更新される仕組みに載せる方法は第9話で、2028年3月31日までに完了させるべき事項を1枚にまとめた点検表は第10話で扱います。

よくある質問（FAQ）

参考資料・一次資料

本記事は2026年8月27日時点で公開されている法令および法務省・法務局の資料に基づく一般的な情報提供です。手数料・必要書類・請求方法は変更されることがあるため、実際の請求前に最新の案内を確認してください。個別の不動産・登記記録の取扱いについては、司法書士・弁護士にご相談ください。