「契約書のレビューをお願いします」とだけメールで送られてきて、添付ファイルを開いてみたものの、契約目的も金額も交渉状況も分からない。法務担当者なら、誰しも一度は経験したことがあるはずです。

このとき、レビューに入る前に追加で確認しなければいけない事項が積み重なり、結果として契約レビューの開始が遅れ、回答期限が迫った状態で判断を急ぐ、ということが起きやすくなります。事業部側から見ると「法務のレスポンスが遅い」、法務側から見ると「依頼情報が足りない」というすれ違いが生じます。

本記事では、契約書を法務に出す前に、営業・事業部側で整理しておくと良い情報を、チェックリスト、依頼フォーム、添付資料一覧として整理します。シリーズ第1話〜第3話の「締結後管理」編から、契約レビュー依頼の入口管理へ進む位置づけの記事です。

この記事で配布する無料テンプレート

本記事では、契約レビュー依頼の入口を整えるための4つのテンプレートを配布します。すべて無料で、登録不要でダウンロードできます。

契約レビュー依頼が詰まる理由

契約レビューが遅れる原因は、法務の処理能力だけではありません。多くの場合、依頼が法務に到達した時点で、すでにレビューに必要な情報が不足しています。以下は、典型的な「詰まる流れ」です。

つまり、契約レビュー依頼は「契約書ファイルの転送」ではなく、「判断に必要な情報の提出」と整理し直すことで、レビュー全体のスピードと精度を上げやすくなります。事業部と法務のどちらが悪いという話ではなく、依頼の入口を整える仕組みの問題として整理することが有効です。

契約書を法務に出す前に整理すべき情報

レビュー前に整えておきたい情報は、大きく分けて「依頼の基本情報」「取引情報」「交渉状況」「優先事項」「添付資料」の5つです。以下の表で項目ごとに整理します。

法務依頼前チェックリスト

以下は、契約書を法務に提出する前に、依頼者側で確認することを想定したチェックリストです。すべてに該当する必要はありませんが、空欄が多い場合は、依頼前にもう一度情報を整理することをお勧めします。

契約レビュー依頼フォームの項目例

依頼フォームを作る場合は、以下の4区分で整理すると、記入する側も受け取る側も整理しやすくなります。配布するExcel版もこの構成に沿っています。

契約類型別に必要になりやすい添付資料

契約類型によって、添付してもらえると判断しやすくなる資料は変わります。以下は実務上、よく必要になる組み合わせの例です。

法務から事業部へ戻しがちな確認事項

以下は、法務が依頼を受けた後で、事業部に追加確認することの多い事項です。あらかじめ依頼時に記載しておくと、レビュー開始までの待ち時間を減らしやすくなります。

依頼時点で伝えるべき「事業上の優先順位」

契約レビューでは、法的に望ましい修正をすべて通せるとは限りません。相手方との力関係、納期、関係維持、将来の紛争防止など、複数の要素を秤にかけながら、現実的な落としどころを探す必要があります。

そのため、依頼時点で「何を最優先したいか」を伝えると、法務が現実的な修正方針を立てやすくなります。以下は、よく出てくる優先軸の例です。

具体例：情報不足の依頼と、情報が揃った依頼

同じ契約書のレビュー依頼でも、依頼文の書き方によって、法務側の判断のしやすさは大きく変わります。以下は、典型的な比較例です。

情報が揃った依頼では、法務がすぐにレビューに着手でき、追加確認のラリーが減ります。結果として、レビュー全体の所要時間が短くなり、回答の精度も上がりやすくなります。

Excel・メール管理で足りる場合・足りなくなる場合

依頼フォームをExcelで運用する方法は、件数が少ない段階では十分に機能します。一方で、依頼件数が増え、複数部署から相談が集まるようになると、Excelとメールだけでは追いきれなくなることがあります。以下の表で、判断軸を整理します。

法務依頼・契約相談がメールで追いにくくなったら

無料チェックリストや依頼フォームで、法務に出す前の情報を揃えることは有効です。ただし、契約レビュー依頼が増え、メール、チャット、添付資料、差戻し、確認メモ、回答履歴が散らばるようになると、Excelやメールだけでは追いにくくなります。

その場合は、LegalOSやLegalOS Inboxのように、法務依頼を案件単位で整理し、添付資料や判断履歴を残せるツールも選択肢になります。以下は、関連する既存プロダクトの位置づけです。

まとめ

契約レビューが遅れる原因は、法務の処理能力だけではなく、依頼の入口にあることが少なくありません。本記事で配布したチェックリスト、依頼フォーム、確認メモ、添付資料一覧を使い、まずは依頼時点の情報整理を仕組み化することから始めてみてください。