株主総会・取締役会の準備に使えるAIプロンプト｜議案・議事録・想定問答の作り方

第14話｜ChatGPTを法務実務で使う方法 活用ガイド

まず結論：株主総会・取締役会ではAIを「事前準備」と「下書き」に使う

株主総会・取締役会の準備においてAIが特に役立つのは、以下の場面です。

• 議案の整理：議案名、決議事項・報告事項の分類、必要資料・担当者の洗い出し
• 想定問答の作成：株主・取締役・監査役・経営陣からの質問と回答方針のたたき台
• 議事録のたたき台：会議メモをもとにした議事録ドラフト
• 事前チェックリスト：招集手続、決議要件、利益相反確認、議事録準備など
• 関係部署への依頼文：社内各部門への確認依頼・報告依頼の下書き
• 事後手続リスト：登記・公告・社内規程更新・台帳更新・保存の確認リスト

図解①：株主総会・取締役会の準備にAIを使う流れ

株主総会・取締役会の準備でChatGPTが得意なこと

会議体運営の準備において、ChatGPTは以下の作業を効率化できます。

① 議案の整理と分類

複数の議案を整理し、会社法上の決議事項（普通決議・特別決議・特殊決議）と報告事項の候補に分類するたたき台を作れます。議案名、必要な資料、担当部署、確認事項を一覧にすることも可能です。

② 想定問答の作成

株主・取締役・監査役・経営陣・事業部門からの質問と、回答方針のたたき台を作成できます。回答の公式版ではなく「準備のたたき台」として使うことが前提です。

③ 議事録のたたき台

会議メモや審議内容のメモをもとに、議事録の構成案と下書きを作れます。実際の審議内容を入力せず架空の内容を補わせることは厳禁です。

④ 事前チェックリストの作成

招集手続・議案資料・出席者確認・決議要件・利益相反・議事録署名・登記公告・保存の確認項目を場面別にリスト化できます。

⑤ 事後手続リストの作成

議事録確定・登記申請の要否・公告・届出・社内規程更新・台帳更新・保存など、会議後の対応タスクを網羅的に洗い出すことができます。

⑥ 関係部署への依頼文・確認文

経理・人事・総務・IR・外部顧問などへの確認依頼文、報告依頼文の下書きを作成できます。

⑦ 取締役・監査役向け説明資料の構成案

議案説明の構成（背景・内容・影響・決議要件・Q&A）の骨子案を作成できます。内容の確認・肉付けは担当者が行います。

⑧ 過去議事録との比較観点整理

今回の議案と過去の運用・過去議事録の記載内容の整合性を確認するための比較観点をリスト化できます。

株主総会・取締役会の準備でChatGPTに任せてはいけないこと

以下については、AIに最終判断を任せることは避けなければなりません。

• 決議の適法性の最終判断：普通決議・特別決議・特殊決議の別、定足数の充足判断は会社法・定款に基づき人間が確認する
• 招集手続の適法性判断：招集通知の発送期限（会社法299条等）、通知方法の適法性は法務担当者・専門家が確認する
• 議案の法的妥当性判断：議案内容が会社法・定款・社内規程に適合しているかは人間が判断する
• 特別利害関係・利益相反の判断：会社法369条（特別利害関係取締役の議決権行使制限）等の判断はAIに任せない
• 議事録の最終確定：実際の審議・決議内容を反映した議事録の確定は人間が行う
• 実際に行われていない発言・審議内容の補完：AIが架空の発言や審議経過を補完することは絶対に避ける
• 登記・公告・届出の要否判断：役員変更登記、資本金変更等の登記要否は会社法・登記実務に基づき確認する
• 株主対応・紛争性のある案件の結論：株主からのクレーム対応、仮処分等の法的手続の判断は専門家に委ねる
• 機密情報の無加工入力：役員個人情報、株主情報、未公表の財務情報・経営情報を無加工で外部AIに入力しない

表①：AIに任せやすい作業・人間が判断すべき作業

表②：株主総会・取締役会プロンプトに入れるべき前提条件

ChatGPTに株主総会・取締役会の準備を依頼する際は、以下の前提条件を明示することで、出力の精度が上がります。

株主総会の準備に使えるAIプロンプト

株主総会の準備では、特に以下の場面でChatGPTが役立ちます。ただし、招集手続の適法性（会社法第299条の招集通知期限等）、決議要件（同法309条等）、議案の適法性は、必ず会社法・定款・社内規程を確認したうえで判断してください。

株主総会の準備でAIが使える場面

• 議案整理：議案名・決議種類・必要書類・担当部署・確認事項の一覧化
• 招集通知の確認観点整理：発送期限、記載事項（会社法第298条等）、議決権行使書、参考書類の確認観点リスト
• 議決権・定足数・決議要件の確認項目：普通決議・特別決議・特殊決議の要件の確認リスト（最終判断は人間が行う）
• 想定問答：株主からの質問パターンと回答方針のたたき台
• 事前スケジュール：基準日・招集通知発送・議決権行使期限・本番当日の工程表のたたき台
• 事後手続リスト：議事録確定・登記・公告・書面保存等の確認リスト
• 議事録のたたき台：実際の審議メモをもとにした下書き（架空の補完は禁止）

取締役会の準備に使えるAIプロンプト

取締役会の準備では、特に以下の場面でAIが役立ちます。利益相反取引（会社法第356条・365条）、重要な業務執行（同法362条4項）、代表取締役の選定・解職（同法362条2項3号）、競業取引（同法356条）については、会社法・定款・社内規程と慎重に照合する必要があります。

取締役会の準備でAIが使える場面

• 決議事項と報告事項の分類候補：議案ごとの分類候補リスト（最終分類は人間が確認）
• 議案説明資料の構成案：背景・内容・影響・決議要件・Q&A の骨子
• 議事録の下書き：会議メモをもとにした議事録ドラフト
• 想定質問：取締役・監査役からの質問パターンと回答方針のたたき台
• 事後フォローリスト：決議事項の実行スケジュール・担当部署・期限の整理

議案整理にChatGPTを使う方法

議案整理では、次のような情報をAIに整理させることができます。

• 議案名と議案の概要
• 決議事項か報告事項かの分類候補（最終確認は人間が行う）
• 必要な資料・添付書類のリスト
• 確認が必要な社内規程・定款条項
• 取締役・株主に説明すべき要点
• 想定される質問・論点の候補

AIは候補の整理と一覧化に向いていますが、最終的な分類は会社法・定款・社内規程に戻って確認することが前提です。特に、取締役会の決議事項と代表取締役への委任可能事項の区別（会社法362条4項等）は、実務上ミスが起きやすいため注意が必要です。

想定問答にChatGPTを使う方法

株主総会・取締役会における想定問答の作成は、AIが特に力を発揮できる場面の一つです。

想定問答の対象者と観点

• 株主からの質問：業績・配当・役員報酬・重要案件の背景・IR情報との整合
• 取締役からの質問：業務執行の具体的内容・リスク・代替案・実施計画
• 監査役からの質問：会計・内部統制・コンプライアンス・リスク管理
• 経営層からの確認事項：決議の実施方針・スケジュール・社内周知
• 事業部門からの補足：現場における実施可能性・準備状況

議事録の下書きにChatGPTを使う方法

ChatGPTは、会議メモ・審議内容のメモをもとに議事録の下書きを作成するのに役立ちます。ただし、議事録の下書きには特別な注意が必要です。

議事録下書きの使い方の基本

• 開催日時・場所・出席者・議長・書記等の情報を入力する
• 実際に確認できた審議・発言・決議の概要を入力する
• 不明な点は補完させず、【要確認】として出力させる
• 架空の発言・審議経過を出力させない
• 出力後、必ず実際の審議内容・決議結果と照合する

事前チェックリストにChatGPTを使う方法

事前チェックリストの作成は、AIが特に得意とする作業です。以下のカテゴリ別にチェック項目を出力させると整理しやすくなります。

• 招集通知：発送期限、記載事項、添付書類、議決権行使書、電磁的通知の可否
• 議案資料：議案ごとの資料準備状況、決議要件の確認、参考資料
• 出席者確認：定足数充足・委任状・書面決議の場合の確認
• 利益相反・特別利害関係：取締役・株主の利害関係確認
• 議事録準備：署名・記名押印予定者、作成期限
• 登記・公告・届出：役員変更等の登記要否、官報公告の要否
• 保存：議事録・関連書類の保存期間と保管場所
• 関係部署確認：経理・IR・人事・総務への事前確認状況

事後手続リストにChatGPTを使う方法

会議後の事後手続の洗い出しもAIが得意とする作業です。以下の観点でリストを作成させることができます。

• 議事録の確定：署名・押印・確定期限（会社法は遅滞なく作成を要求）
• 登記申請の要否確認：役員変更・定款変更・資本金変更等（変更が生じてから2週間以内等の登記期限に注意）
• 公告・届出の要否確認：合併・分割・減資等の場合の官報公告、行政庁への届出
• 社内規程・台帳の更新：役員名簿・株主名簿・組織図・社内規程の改訂
• 関係部署への通知：各部門への決議内容の通知・指示
• 銀行・許認可・取引先への変更連絡：代表者変更等に伴う外部への通知
• 保存・証跡管理：議事録・関連資料の保存（株主総会議事録10年・取締役会議事録10年等）

図解②：株主総会・取締役会でAIが使える準備作業マップ

表③：株主総会・取締役会準備のAI活用例

株主総会・取締役会の準備に使えるサンプルプロンプト

プロンプト例①：議案整理

あなたは企業のコーポレート法務担当者を支援する立場です。
以下の株主総会・取締役会の案件について、議案整理を行ってください。

【会議体】（例：定時株主総会 ／ 取締役会）
【会社形態】（例：取締役会設置会社、監査役設置会社、非公開会社）
【議案の概要】（箇条書きで記載）

以下の形式で整理してください。
1. 議案名
2. 決議事項・報告事項の区分（候補として整理。最終判断は法務担当者が確認）
3. 必要な資料・添付書類の候補
4. 事前確認が必要な社内規程・定款条項の候補
5. 想定される質問・論点の候補
6. 議事録に残すべき事項の候補

出力は表形式でお願いします。
最終判断は会社法、定款、社内規程、過去の運用を確認する前提で、
初動整理用の参考情報として出力してください。
不明な点や確認が必要な事項は【要確認】として明示してください。
    

プロンプト例②：想定問答

以下の議案について、株主総会または取締役会で想定される質問と
回答方針のたたき台を作成してください。

【会議体】（例：定時株主総会 ／ 取締役会）
【議案の概要】（内容を記載）

質問者の立場として、以下を想定してください。
・株主（一般株主・機関投資家・少数株主）
・取締役（社内・社外）
・監査役
・経営陣からの確認事項

以下の点に注意してください。
・この出力は事前準備用のたたき台です。会社の公式見解としてそのまま使用しないこと
・回答の根拠に不確かな点がある場合は【要確認】として明示すること
・実際の事実関係・開示方針・社内確認が必要な事項は【確認済みで使用】と注記すること
・各質問に対して、想定される質問の意図と、回答方針の骨子を記載すること
    

プロンプト例③：事前チェックリスト

以下の株主総会・取締役会の開催準備について、事前チェックリストを作成してください。

【会議体】（例：定時株主総会 ／ 取締役会）
【会社形態】（例：取締役会設置会社、監査役設置会社）
【主な議案】（例：役員選任、計算書類承認、剰余金配当）

チェック項目は以下のカテゴリ別に整理してください。
1. 招集手続（招集通知・発送期限・記載事項）
2. 議案資料（添付書類・参考書類）
3. 出席者・定足数確認
4. 決議要件（普通決議・特別決議・特殊決議）
5. 利益相反・特別利害関係の確認
6. 議事録（作成・署名・押印）
7. 登記・公告・届出の要否
8. 事後手続・保存
9. 関係部署確認

会社法・定款・社内規程・専門家確認が必要な項目には【要確認】を付けてください。
    

プロンプト例④：議事録下書き

以下の会議メモをもとに、株主総会または取締役会議事録の下書き案を作成してください。

【会議の種類】（例：取締役会 ／ 定時株主総会）
【会議メモ・審議内容のメモ】（実際のメモを記載）

以下のルールで出力してください。
・実際に確認できる事実・発言のみを使うこと
・不明な点・確認が取れていない事項は補完せず、【要確認】として明示すること
・架空の発言・審議経過・決議結果を出力しないこと

出力形式：
1. 開催日時
2. 開催場所
3. 出席者（氏名・役職）
4. 議長
5. 議題
6. 審議の概要（確認済み事実のみ）
7. 決議結果（確認済み決議のみ）
8. 確認事項・【要確認】事項

最終的な議事録は、会社法、定款、社内規程、実際の審議内容に基づいて
法務担当者が確認・確定することを前提とした下書きです。
    

表④：AI出力を株主総会・取締役会の準備で使う前のチェックポイント

株主総会・取締役会の準備とマスキングの関係

株主総会・取締役会の準備では、議案資料、議事録、役員情報、株主情報、未公表の経営情報など、機密性の高い情報を多く扱います。

これらの情報を外部のAIサービスに入力する場合、以下の点を事前に確認してください。

• 自社のAI利用ガイドライン・情報セキュリティポリシーを確認する
• 秘密保持義務・秘密保持契約（NDA）の対象となる情報が含まれていないか確認する
• 個人情報（役員・株主・従業員等）が含まれている場合、外部AI入力の可否を判断する
• 未公表情報（インサイダー情報含む）が含まれている場合は特に慎重に扱う
• 必要に応じて、氏名・住所・株主情報・役員情報・金額等をマスキング・匿名化してからAIに入力する

株主総会・取締役会プロンプト集を使うメリット

会議体の準備では、毎回ゼロからプロンプトを考えることなく、場面別の型を持っておくことが実務効率に大きく影響します。

• 議案整理・想定問答・議事録下書き・チェックリストの指示をゼロから考えずに済む
• 株主総会・取締役会・書面決議それぞれの場面に対応した型が使える
• 出力形式をそろえやすく、複数人で使い回しやすい
• 一人法務・少人数法務でも、初動整理の抜け漏れを減らしやすい
• 毎期繰り返す作業の標準化・属人化解消につながる

コーポレート法務の場面では、法務AIプロンプト100選に収録されている会社法務系プロンプトが参考になります。

表⑤：株主総会・取締役会プロンプト集が向いている人・向いていない人

注意点：会議体運営では「実際の事実」と「手続」をAIに補完させない

株主総会・取締役会は、実際の手続・審議・決議に基づいて正確に記録される必要があります。以下の点を常に意識してください。

• 架空の発言・審議経過の補完はしない：AIが生成した架空の審議内容や発言が議事録に混入すると、法的に問題のある議事録になりえます
• 議案の適法性・決議要件は会社法・定款に戻る：AIが出力した分類が正しいとは限りません。根拠となる条文を自分で確認してください
• 招集手続の適法性は必ず確認する：招集通知の発送期限（会社法第299条等）の違反は、決議の取消事由（会社法第831条）となりえます
• AIは判断者ではなく補助者：AIの出力はあくまで準備・下書き・確認観点の整理に使うものです
• 重要案件では専門家確認を：特殊決議、利益相反、組織再編等の案件では弁護士・司法書士への確認を検討してください