AIに入れてはいけない情報チェックリスト

本記事は、「無料テンプレートで整える 法務実務管理20講」シリーズの第15話です。前回の第14話「労働基準法改正に備える社内影響確認シート」では、法改正対応の社内影響整理を扱いました。本記事からは、AI利用と情報管理のテーマに入ります。

生成AIは、契約レビュー、法務相談、社内資料作成、メール文案作成など、法務・総務・管理部門の業務で活用できる場面が広がっています。一方で、契約書や社内資料には、個人情報、営業秘密、未公表情報、契約金額、相手方名などが含まれることが多く、何も整理しないまま入力すると、情報管理や契約上の秘密保持義務の観点で問題になるおそれがあります。

本記事では、AIに入力する前に確認すべき情報を整理し、「そのまま入力できる情報」「マスキングすべき情報」「入力しない方がよい情報」を実務的に分類できるチェックリストとテンプレートを配布します。

この記事で配布する無料テンプレート

本記事では、AI利用前の情報分類とマスキング要否を整理するための無料テンプレートを4点配布します。いずれも、法務・総務・管理部門の実務でそのまま使える形式です。

AI入力で情報漏えいリスクが高まる流れ

AI利用そのものが問題なのではありません。多くの場面では、入力する情報の性質を確認しないまま使うことが問題の原因になります。次の流れは、社内でAI利用を始めた際に起きやすい典型例です。

AIに入れてはいけない情報・注意すべき情報一覧

AIに入力する情報は、性質によって取扱いを変えて整理することが現実的です。下表は、法務・総務・管理部門が業務で扱いやすい主な情報を、入力前にどのような対応をすべきかという観点で整理したものです。

AI入力前チェックリスト

下記のチェックリストは、AIに資料を入力する前に確認しておきたい基本項目です。すべてに当てはまる必要はありませんが、情報分類とマスキング要否を判断するための共通の出発点として使えます。

情報分類別のマスキング要否表

AIに入力する情報をすべて一律に禁止すると、AI利用の効果が大きく損なわれます。一方で、すべての情報をそのまま入力すると情報管理上の問題が生じます。情報を分類して、目的に応じて公開情報・一般化情報・マスキング済み情報を使い分けるという考え方が現実的です。

契約書・法務相談・社内資料別の注意点

同じ「文書をAIに入力する」場面でも、文書の類型によって含まれやすい注意情報は異なります。下表は、文書類型別に、AI入力時に特に確認したい情報と対応例を整理したものです。

「そのまま入力できる情報」「マスキングすべき情報」「入力しない方がよい情報」

AI入力前の判断を実務でスムーズにするために、情報を3つの区分で整理しておくと迷いが減ります。最終的な判断は、社内ルール、契約上の義務、利用するAIサービスの仕様、案件の重要性によって異なる点には留意が必要です。

AI入力前の社内確認フロー

個別案件でAIを使う際の標準的な社内確認フローの例です。すべての案件でこの全工程を経る必要はなく、案件の重要性、対象情報の性質、社内のAI利用ルールに応じて短縮できます。重要なのは、入力前と出力後の両方で確認を行うという考え方です。

AI出力を社外共有する前の確認ポイント

AIへの入力時にマスキングをしていても、AI出力に元情報の一部や、AIが生成した不正確な内容が含まれることがあります。社外共有前には、入力前チェックとは別に、出力後の確認を行うことが有効です。

社外共有前に確認したい観点は、AI出力に限らず一般的な文書送付前の確認とも重なります。社外共有前のチェック観点を体系的に整理した記事もあわせて参考にしてください。

AIに入力するプロンプト例（悪い例・良い例）

同じ目的でも、AIへの依頼の仕方によって、入力する情報量や出力の質は大きく変わります。下表は、悪い例と良い例の対比です。

AI入力前の伏せ処理を毎回手作業で行っている場合は

無料チェックリストで、AIに入力する情報の種類とマスキング要否を整理することは有効です。ただし、契約書や社内資料の個人名、会社名、金額、日付、住所、メールアドレスなどを毎回手作業で伏せていると、作業負担や伏せ漏れが発生しやすくなります。複数案件を並行して進める場面では、特に伏せ忘れのリスクが高まります。

そのような場合は、AI入力前・社外共有前の伏せ処理を支援するツールを使うことも選択肢になります。また、契約レビュー、法務相談、法改正対応などでAIを継続的に使う場合は、業務別のプロンプトの型を用意しておくと、AIへの指示を整えやすくなります。

まとめ