従業員情報の管理｜人事評価・健康情報・退職者情報の注意点

第11話で採用応募者・内定者・不採用者の情報を学びました。第12話は、その続きとして入社後の従業員情報を扱います。採用段階の情報は第11話：採用活動と個人情報をご覧ください。

まず結論｜従業員情報は「社内情報」ではなく「個人情報」

先に結論をお伝えします。従業員情報は、社内で扱う情報であっても、個人情報・個人データ・保有個人データに該当し得ます。「社内情報だから自由に扱える」という考え方は誤りです。利用目的、取得項目、アクセス権限、保存期間、外部委託、漏えい対応を一体で管理する必要があります。

従業員情報として扱う主な情報

従業員情報には、実にさまざまな種類があります。それぞれが通常の個人情報なのか、要配慮個人情報・センシティブ情報に当たり得るのか、アクセス制限が必要かを意識すると、管理の優先度が見えてきます。

用語（個人情報・個人データ・要配慮個人情報）の違いは第2話で整理しています。とくに健康情報は要配慮個人情報に該当し得る点を押さえておきましょう。

従業員情報の利用目的をどう整理するか

従業員情報についても、個人情報保護法上、利用目的をできる限り特定する必要があります（個人情報保護委員会のQ&Aでも、従業員の個人情報について利用目的の特定が必要とされています）。「雇用しているのだから当然」ではなく、何のために使うかを整理しておくことが基本です。

人事評価情報の管理

人事評価情報は、従業員の処遇、昇給、賞与、異動、昇格、降格、懲戒、退職勧奨などに影響し得る重要な個人情報です。評価者コメント、面談記録、目標設定、360度評価、異動希望、能力評価などは、記載内容・閲覧範囲・保存期間・本人対応に注意が必要です。

健康情報・ストレスチェック情報の管理

健康診断結果、ストレスチェック結果、産業医面談記録、休職・復職の診断書、病歴、障害、配慮事項などは、特に慎重な管理が必要です。これらの健康情報のうち要配慮個人情報に該当するものは、本人に対する不利益な取扱いや差別等につながるおそれがあるため、取扱いに特に配慮を要するとされています。

個人情報保護法では、要配慮個人情報の取得には原則としてあらかじめ本人の同意が必要です。また、健康情報の利用目的はできる限り具体的に特定し、原則として本人の同意なく利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱ってはならないとされています。さらに、労働安全衛生法第104条では、労働者の心身の状態に関する情報を、労働者の健康の確保に必要な範囲内で収集し、収集の目的の範囲内で保管・使用することが求められています（本人の同意その他正当な理由がある場合を除く）。

休職・復職・配慮事項に関する情報

休職、復職、時短勤務、配置転換、合理的配慮、産業医意見、主治医診断書などは、従業員の健康・疾病・障害・家庭事情に関係する情報を含み得ます。これらは、職場復帰支援や安全配慮のために必要な範囲で扱うべきであり、上司・同僚への共有範囲を慎重に決める必要があります。

給与・勤怠・家族情報・マイナンバー周辺の管理

給与、賞与、振込口座、勤怠、残業時間、家族・扶養情報、緊急連絡先なども、重要な従業員情報です。これらは給与計算や社会保険手続のために外部に渡すことも多く、委託先管理が重要になります。

退職者情報の管理

退職者情報は、退職後も源泉徴収票、退職証明、社会保険、年金、税務、労務紛争、問い合わせ対応などのために、一定期間の保存が必要になる場合があります。一方で、退職したからといって、すべての情報を無期限に保存してよいわけではありません。保存目的・保存期間・削除・廃棄ルールを整理する必要があります。

従業員情報のアクセス権限と社内共有

従業員情報は、人事、総務、情シス、上司、役員、産業医、社労士、給与計算委託先など、複数者が関与するため、アクセス権限の設計が重要です。情報の種類ごとに、閲覧できる人、編集できる人、ダウンロードできる人、保存期間を分けて設計します。

とくに人事評価・健康情報・懲戒情報・休職情報は、閲覧範囲を特に狭くする必要があります。アクセス権限の設計は第8話・第9話もご覧ください。

人事労務システム・給与計算委託・健康管理システム利用時の注意点

従業員情報の管理では、人事労務システム、勤怠管理システム、給与計算システム、健康管理システム、ストレスチェックサービス、社労士事務所、健康診断機関など、外部サービスや委託先を利用することが多くあります。これらを使う場合、委託・再委託・SaaS・クラウド・海外保存・アクセス権限・退職後削除・漏えい時通知などを確認する必要があります。

外部サービスの利用は委託・第三者提供・共同利用のどれに当たるかの整理が出発点です（第7話）。とくに健康情報を委託する場合は、委託先での適切な取扱いと委託先の監督が重要です。

従業員情報の漏えい・誤共有を防ぐ実務対応

従業員情報は社内で扱うため、外部漏えいだけでなく、社内の誤共有・閲覧権限ミスも問題になり得ます。社内だからと油断せず、予防策を整えましょう。

従業員情報を生成AIに入力することは「社内利用だから問題ない」とは言えません（入力先や設定により外部提供等の論点が生じ得ます。AI法務ガイド参照）。万一の漏えい・誤共有時の初動は第10話、報告義務は速報・確報の報告義務をご覧ください。

従業員情報の保存期間・削除・廃棄

従業員情報の保存期間は、個人情報保護法だけで一律に決まるものではありません。労働関係法令、税務、社会保険、紛争対応、業務上の必要性を踏まえて決める必要があります。労働基準法など他の法令で一定期間の保存が義務づけられている書類もあるため、削除前に確認が必要です。

法務・人事・総務・情シスが確認すべき質問

従業員情報の管理状況を確認するときに使える質問を整理します。部署横断で確認すると、抜けを見つけやすくなります。

従業員情報管理チェックリスト

従業員情報の管理を点検するための簡易チェックリストです。チェックが付かない項目が、優先課題になります。

よくある誤解と正しい理解

従業員情報をめぐる代表的な誤解を整理します。

このシリーズでの次の学び方

従業員情報の管理を押さえたら、次は営業まわりの個人情報と外部サービスの確認、そして全体の総点検に進みます。第13話では営業リスト・名刺情報・メール配信を、第14話ではSaaS・クラウド利用時のチェックを、第15話では全体をチェックリストとして整理します。

まとめ｜従業員情報も個人情報として慎重に管理する

従業員情報は、社内情報であっても個人情報として慎重に管理する必要があります。とくに、人事評価、健康情報、休職・復職情報、退職者情報は、アクセス権限・保存期間・共有範囲・削除ルールを明確にすることが重要です。健康情報は要配慮個人情報に該当し得るほか、労働安全衛生法や厚労省の指針も関わるため、特に慎重な取扱いが求められます。