安全管理措置とは？組織的・人的・物理的・技術的措置を表で整理

第1話〜第7話で、個人情報保護法の全体像から、取得・利用・外部提供までを学びました。第8話では、それらの個人データを守るための基本に進みます。技術論には深入りせず、法務・総務・情シス・人事が実務で確認すべき観点に絞って解説します。

まず結論｜安全管理措置は「社内ルール」と「実際の運用」の両方が必要

先に結論をお伝えします。安全管理措置は、規程を作るだけでも、ツールを入れるだけでも不十分です。「社内ルール（規程・体制）」と「実際の運用」が一致して初めて機能します。立派な規程があっても運用されていなければ守れませんし、ツールだけ導入しても使い方が決まっていなければ意味がありません。

個人情報保護法では、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることが求められています（法第23条）。個人情報保護委員会の通則ガイドラインでは、安全管理措置として、基本方針の策定、個人データの取扱いに係る規律の整備、組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置、外的環境の把握が整理されています。本記事では、初心者が理解しやすいように、中心となる4分類（組織的・人的・物理的・技術的）に、基本方針・取扱規律・外的環境の把握を加える形で整理します。

安全管理措置とは何か

安全管理措置とは、個人データの漏えい、滅失または毀損を防ぐために講じる、必要かつ適切な措置のことです（法第23条）。あわせて、従業者の監督（法第24条）や委託先の監督（法第25条）も、広い意味での安全管理に含まれます。

「漏えい・滅失・毀損」とは、ごく簡単に言えば次のようなことです。漏えいは外部に流出すること、滅失はデータが失われること、毀損は内容が壊れて使えなくなることを指します。実務で起こりがちな事故には、次のようなものがあります。

• メールの誤送信（宛先間違い、BCC漏れ）
• USBメモリ・ノートPCの紛失
• 紙書類の置き忘れ・誤交付
• アクセス権限の過大付与
• 退職者アカウントの放置
• SaaSの公開設定ミス
• 委託先での漏えい
• ランサムウェア・不正アクセス

組織的安全管理措置とは｜体制とルールの仕組み

組織的安全管理措置は、個人データを安全に取り扱うための社内体制・責任分担・ルール・点検の仕組みです。「誰が責任者で」「どんなルールで」「どう点検するか」を整える、土台となる措置です。

組織的安全管理措置は、法務が最も関与しやすい領域です。規程の整備、社内ルール化、事故対応方針は、第9話：個人情報の社内管理ルール、漏えい時の対応は第10話：漏えい等が起きたときの初動対応で詳しく扱います。

人的安全管理措置とは｜従業者の教育と周知

人的安全管理措置は、従業者が個人データを適切に扱えるようにするための教育・監督・誓約・周知です（従業者の監督は法第24条にも関係します）。どれだけ仕組みを整えても、扱う人の理解が伴わなければ事故は防げません。

人的安全管理措置は、法務・人事・総務の連携が欠かせません。採用・従業員情報の取扱いは、第11話：採用活動と個人情報、第12話：従業員情報の管理で扱います。生成AIの利用ルールは法務でChatGPTはどこまで使える？も参考になります。

物理的安全管理措置とは｜紙・機器・場所の管理

物理的安全管理措置は、紙書類、PC、USB、サーバールーム、入退室、保管場所など、物理的な管理に関する措置です。デジタル化が進んでも、紙書類や端末は残ります。紙書類が多い総務・人事・法務部門でも重要な観点です。

技術的安全管理措置とは｜システム面の管理

技術的安全管理措置は、システム・ネットワーク・アカウント・ログ・暗号化など、技術面から個人データを守る措置です。本記事では技術論には深入りせず、法務が押さえておきたい観点に絞って整理します。

外的環境の把握とは｜外国での取扱いに伴う確認

個人データを外国で取り扱う場合や、外国に所在するサーバー・クラウド・委託先が関係する場合には、外的環境の把握が問題になり得ます。これは、個人データを取り扱う国の制度等を把握したうえで、安全管理措置を講じる必要があるという考え方です。

たとえば、海外クラウド、海外SaaS、外国の再委託先などを利用する場合は、その国の個人情報保護に関する制度の影響を受け得るため、安全管理措置の一部として確認すべき事項が増えます。本記事では入口の紹介にとどめます。詳しくは第14話：SaaS・クラウドサービス利用時の個人情報チェックや、個人情報保護委員会の公的資料をご確認ください。

確認の対象は、外国にあるサーバに保存されているかだけではありません。外国事業者が運営しているか、海外拠点からサポートアクセスがあるか、外国の再委託先が関与するかなども含めて、個人データを取り扱う外国の名称とその国の制度を把握したうえで、必要な措置を講じます。

中小企業・スタートアップでは何から始めるべきか

「中小企業だから安全管理措置は不要」ということはありません。個人情報保護法上の義務は、基本的に事業者の規模では区別されないためです。一方で、最初から大企業と同じ重厚な体制を形式的に作る必要もありません。通則ガイドラインでも、中小規模事業者については、規模や取扱う個人データの内容・量・リスクに応じた手法例が示されています。

大切なのは、自社の規模やリスクに応じて、現実的に実行できる措置から始めることです。完璧を目指して動けなくなるより、まず棚卸しと基本の整備から着手しましょう。次の表は、着手しやすい順に並べています。上から順に進めると、対象の把握 → 権限の整理 → 事故時の備えへと、手戻りなく進められます。

場面別｜安全管理措置が問題になる例

実務で問題になりやすい場面を整理します。自社に当てはまるものがないか、確認してみてください。

法務・総務・情シス・人事の役割分担

安全管理措置は、特定の部署だけで完結しません。技術的措置は情シス、物理的措置は総務、教育は人事、規程・契約は法務——というように、部署横断で役割を分担することが欠かせません。

部署横断で管理するには、責任者と連絡ルートを明確にすることが前提です。誰が全体を見るのか、事故時に誰へ連絡するのかを、平時に決めておきましょう。

委託先・SaaS・クラウド利用時の安全管理措置

個人データを委託先やSaaS・クラウドサービスで取り扱う場合、自社内だけでなく、外部サービスの契約内容・設定・アクセス権限・保存先も確認が必要です。SaaS・クラウド利用が委託に当たる場合は委託先の監督（法第25条）が問題になりますが、クラウドサービス提供事業者が個人データを取り扱わない整理となる場合でも、自社の安全管理措置が不要になるわけではありません。「預けたから自社は関係ない」とはなりません。

委託契約の条項や、生成AIサービスへの委託・再委託の詳細は、個人情報と契約条項、生成AI時代の委託・再委託チェックリストで扱います。

安全管理措置を社内ルールに落とし込む方法

安全管理措置は、抽象的な方針だけでは機能しません。社内規程・マニュアル・チェックリスト・台帳に落とし込むことで、初めて運用できる形になります。次の文書を整えると、安全管理措置を「見える化」できます。

これらの文書化と社内ルール化は、第9話：個人情報の社内管理ルールで詳しく扱います。

よくある誤解と正しい理解

安全管理措置をめぐる代表的な誤解を整理します。

企業法務担当者が確認すべき質問

安全管理措置の整備状況を確認するときに使える質問を整理します。「できていない部署を責める」ためではなく、「まず何から整えるか」を一緒に見つけるための質問として使うとスムーズです。

このシリーズでの次の学び方

安全管理措置の全体像を押さえたら、次は具体的な社内ルール化と事故時の対応に進みます。第9話ではアクセス権限・持ち出し・保存期間など社内管理ルールを、第10話では漏えい等が起きたときの初動対応を、第14話ではSaaS・クラウド利用時の個人情報チェックを扱います。

まとめ｜4分類＋外的環境の把握を組み合わせて考える

安全管理措置は、個人データを守るための基本です。組織的・人的・物理的・技術的措置（＋外的環境の把握）を組み合わせて、自社の規模やリスクに応じて整えていきます。どれか一つだけでは不十分で、全体のバランスが重要です。