採用活動と個人情報｜履歴書・職務経歴書・不採用者情報の管理

第1話〜第10話で、個人情報保護法の全体像から漏えい初動対応までを学びました。第11話は、その応用編として採用という具体的な場面を扱います。なお、入社後の従業員情報・健康情報・退職者情報の管理は、次回第12話：従業員情報の管理で扱います。本記事は「応募者・内定者・不採用者の情報」に重点を置きます。

まず結論｜「必要な範囲で取得し、選考目的に沿って管理する」

先に結論をお伝えします。採用活動で取得する個人情報は、採用選考・連絡・入社手続などの目的に照らして必要性を説明できる範囲に絞ることが基本です。そのうえで、取得後はアクセス権限、保存期間、削除・廃棄、不採用者情報の扱いを決めておく必要があります。

採用活動で扱う個人情報の種類

採用活動では、思いのほか多くの種類の個人情報を扱います。それぞれが個人情報・個人データ・要配慮個人情報のどれに関係し得るかを意識すると、管理の優先度が見えてきます。

これらの情報が「個人情報」「個人データ」「要配慮個人情報」のどれに当たるかは、管理の前提になります。用語の違いは第2話：個人情報・個人データ・保有個人データの違いで整理しています。

採用応募者情報の利用目的をどう書くか

採用活動でも、利用目的を応募者に分かりやすく示すことが重要です。何のために情報を使うかが曖昧だと、後で別目的に使えるか迷ったり、応募者の信頼を損なったりします。

採用フォーム・応募書類で取得するときの注意点

採用フォーム、エントリーシート、履歴書、職務経歴書、応募メールは、応募者から直接個人情報を取得する場面です。利用目的の明示やプライバシーポリシーへの導線、過剰取得の防止が重要になります。

取得場面ごとの一般的な注意点は第5話：個人情報を取得するときの注意点で整理しています。採用フォームはその応用と考えると分かりやすいでしょう。

面接で聞いてよいこと・注意すべきこと

採用選考では、応募者の適性・能力に関係する事項を確認する必要があります。一方で、適性・能力に関係のない事項を把握することは、公正な採用選考の観点から問題になり得ます。厚生労働省は、本人に責任のない事項（本籍・出生地、家族の状況など）や、本来自由であるべき事項（思想・信条、宗教、支持政党など）の把握が、就職差別につながるおそれがあると注意を促しています。

また、職業安定法では、求職者等の個人情報を、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、当該目的を明らかにして収集し、収集目的の範囲内で保管・使用しなければならないとされています（職業安定法第5条の5）。個人情報保護法では利用目的を「通知または公表」すれば足りる場面が多いのに対し、採用（求職者等の個人情報）では、職安法により収集に際して目的を明らかにすることが求められる点に注意が必要です。同法の指針では、特別な職業上の必要性等がある場合を除き、社会的差別の原因となるおそれのある事項、思想・信条、労働組合への加入状況などの収集は原則として認められないとされています。

要配慮個人情報・センシティブ情報への注意

採用活動では、健康情報、障害、病歴、犯罪歴、思想・信条、社会的身分など、要配慮個人情報や差別につながるおそれのある情報に接触する可能性があります。要配慮個人情報の取得には、原則としてあらかじめ本人の同意が必要とされています。

基本的な姿勢は、採用選考に必要な範囲を超えるセンシティブ情報を取得しないように設計することです。健康診断、障害者雇用、資格要件、業務上必要な確認など、取得に必要性がある場面でも、取得目的・範囲・管理権限・保存期間を厳格に整理する必要があります。

不採用者情報の保存期間・削除ルール

不採用者情報は、いつまでも保存してよいわけではありません。保存期間は、利用目的、問い合わせ対応、再応募対応、採用活動の検証、紛争対応などを踏まえて定める必要があります。個人情報保護法では保存期間が一律に定められているわけではありませんが、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることが求められています（法第22条。消去の努力義務）。

採用管理システム・求人媒体・転職エージェント利用時の注意点

採用活動では、採用管理システム（ATS）、求人媒体、転職エージェント、リファレンスチェックサービス、適性検査ベンダーなど、外部サービスを利用することが多くあります。これらを使う場合、委託・第三者提供・共同利用・海外保存・再委託などの論点を確認する必要があります。「採用管理システムに入れていれば自社は管理しなくてよい」とはなりません。

外部サービスの利用は、委託・第三者提供・共同利用のどれに当たるかの整理が出発点です（第7話）。契約条項のチェックは個人情報と契約条項、SaaS・クラウドの確認は第14話をご覧ください。

リファレンスチェック・バックグラウンドチェックの注意点

リファレンスチェック（前職の関係者などへの照会）やバックグラウンドチェックでは、本人同意、取得する情報の範囲、確認先、利用目的、記録方法、保存期間に特に注意が必要です。とくに、無断で前職や関係者に問い合わせることは、プライバシー・個人情報保護・採用トラブルの観点からリスクが高い対応です。

内定者情報と入社手続情報の管理

内定後は、採用応募者情報から従業員情報へ移行する段階です。入社手続では、住民票記載事項、マイナンバー、扶養家族情報、銀行口座、緊急連絡先など、より慎重な管理が必要な情報を取得する場合があります。

本記事では入口の整理にとどめます。入社後の従業員情報・健康情報・退職者情報の詳細は第12話：従業員情報の管理で扱います。なお、マイナンバーは番号法に基づく特別な管理が必要です。内定段階だからといって早期に広く取得するのではなく、番号法上の利用目的（社会保障・税等の法定事務）に照らして必要となる時点・手続で取得し、通常の採用応募者情報とは分けて管理することが重要です。

採用情報のアクセス権限と社内共有

採用応募者情報は、人事、面接官、配属予定部署、役員、外部エージェントなど複数者が閲覧することがあります。だからこそ、アクセス権限管理が重要です。「面接官には応募者情報をすべて共有してよい」とはなりません。必要な人だけが、必要な範囲で、必要な期間だけ閲覧できるようにします。

採用情報の漏えい・誤送信を防ぐ実務対応

採用活動では、応募者情報のメール誤送信、添付ファイル誤送付、採用管理システムの権限設定ミス、共有リンクの誤設定、不採用通知の宛先ミスなどが起きやすい傾向があります。応募者情報の漏えいは、本人の権利利益への影響が大きくなり得るため、予防策が重要です。

万一、漏えい・誤送信が起きた場合の初動対応は第10話：漏えい等が起きたときの初動対応、報告義務の詳細は速報・確報の報告義務をご覧ください。

採用活動で法務・人事が確認すべき質問

新しい採用施策やフォームの相談を受けたら、次の質問で論点を洗い出します。設計段階で確認しておくと、後からの手戻りを防げます。

採用活動の個人情報管理チェックリスト

採用活動の個人情報管理を点検するための簡易チェックリストです。チェックが付かない項目があれば、それが優先課題になります。

よくある誤解と正しい理解

採用活動の個人情報をめぐる代表的な誤解を整理します。

このシリーズでの次の学び方

採用応募者情報の管理を押さえたら、次は入社後の従業員情報へ進みます。第12話では、人事評価・健康情報・退職者情報の管理を、第13話では営業まわりを、第14話ではSaaS・クラウド利用時のチェックを、第15話では全体をチェックリストとして整理します。

まとめ｜必要な範囲で取得し、選考目的に沿って管理する

採用活動では、応募者から多くの個人情報を取得します。だからこそ、取得項目・利用目的・保存期間・アクセス権限・外部サービス利用を一体で確認することが重要です。とくに、採用選考に必要な範囲を超える情報や、差別につながるおそれのある情報の取得には注意が必要です。これは個人情報保護法だけでなく、公正な採用選考や職業安定法の観点からも求められます。