法務がこうした相談を受けたとき、最初に確認すべきなのは文書の名前ではありません。会社は何をしたいのかです。

先に「始末書 顛末書 違い」への直接の答えを示します。一般的な企業実務では、顛末書は事実・経緯の報告が中心、始末書は事実・原因に加えて反省や再発防止を記載させる運用が多い、という違いがあります。ただし、これらは法律上の統一定義があるものではありません。同じ名称でも会社によって中身が違いますし、「経緯報告書」「事故報告書」を顛末書相当として使う会社、「反省文」を始末書と呼ぶ会社もあります。

したがって本記事では、名称ではなく機能で整理します。第2話では注意・指導の進め方と記録を扱いました（第2話：社員への注意・指導はどう行う？会社が残すべき記録と進め方）。第3話では、その場面で使う4つの文書を、目的・作成主体・記載内容・懲戒処分との関係から整理します。

注意書・指導書・始末書・顛末書は何が違う？

まず全体像です。

図表1｜4文書の比較

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会社発行文書と本人提出文書を分ける

4つを覚えるより、この2分類を先に押さえたほうが実務は安定します。

図表2｜会社発行文書と本人提出文書の整理

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会社発行文書は会社が単独で完結できるのに対し、本人提出文書は本人の協力がなければ成立しません。「始末書を出させれば記録が残る」と考えていると、拒否された瞬間に会社の手元に何も残らないという事態になります。ここが実務上の分岐点です。

注意書とは｜会社から問題行動を正式に伝える文書

注意書は、会社が作成し、本人に交付する文書です。目的は、問題となる具体的行為を指摘し、会社としての注意を正式に伝えることにあります。

記載する基本項目は次のとおりです。

1. 発生日（および場所・関係者）
2. 問題となる具体的行為
3. 関連する社内ルール（就業規則の条項等）
4. 会社からの注意の内容
5. 今後求めること
6. 交付日・発行部署

注意書を交付すること自体は、懲戒処分ではありません。 会社が業務上の指摘を文書で行ったにすぎず、口頭注意を文書化したものと位置づけられます。

ただし、就業規則で「けん責：始末書を提出させ将来を戒める」「戒告：将来を戒める」といった懲戒の種類を定めている場合、会社が「注意書」と呼んでいる文書が、実質的にこれらの懲戒処分に当たると評価される余地があります。名称ではなく、就業規則上の位置づけと運用実態で判断されるという前提で設計してください。この点は本記事後半の「始末書は懲戒処分なのか？」で改めて整理します。

面談の進め方そのものは第2話で扱っています。

指導書とは｜改善してほしい行動を具体的に示す文書

指導書も会社が作成する文書ですが、重点が異なります。

図表3｜注意書と指導書の違い

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実務上、この2つは重なります。注意書に改善要求を書けば指導書に近くなりますし、指導書で問題行為を特定しないと成立しません。厳密に区別することが目的ではなく、「今回の文書で会社は何を伝えたいのか」を明確にすることが目的です。

指導書に記載する改善要求は、第三者が後から実施の有無を判定できる水準まで具体化してください。「協調性を持つこと」ではなく「会議で他の社員の発言中は遮らないこと」と書きます。改善要求の具体化の方法と、改善期限・確認方法の設計は第2話で詳しく扱っています。

顛末書とは｜事実・経緯を本人から報告させる文書

顛末書は、本人が作成し、会社に提出する文書です。目的は原則として事実確認・報告であり、反省や謝罪を求める文書ではありません。

記載を求める項目の例です。

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顛末書を扱う際の留意点は3つです。

（1）事実と評価を分けさせる

「私の不注意により」といった評価が混ざると、事実関係が見えにくくなります。求めるのは「何が起きたか」であり、「どう評価するか」は会社が判断します。

（2）会社が書いてほしい結論へ誘導しない

会社側が想定する原因や結論をあらかじめ示して書かせると、その顛末書は本人の説明としての価値を失います。後から「会社に書かされた」と主張された場合、会社の主張全体の信用性が下がります。

（3）顛末書の内容だけを事実として採用しない

本人の記憶と客観資料（勤怠記録、メール、ログ等）が食い違うことは珍しくありません。会社が本人の記載を勝手に書き換えるのではなく、食い違いは別途の調査で整理します。顛末書は事実認定の材料の一つであって、事実認定そのものではありません。

始末書とは｜顛末書と何が違う？

「始末書 顛末書 違い」への回答を、あらためて整理します。

図表4｜顛末書と始末書の違い

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繰り返しになりますが、これは法律上の定義ではなく、企業実務上の一般的な用法です。会社によっては、事実報告だけを求める文書を「始末書」と呼んでいることもあります。自社での定義を確認してください。

「始末書＝謝罪文」と単純化しない

実務で最も多い誤りが、「何か起きたら、とりあえず始末書」という運用です。始末書に含まれ得る要素を分解すると、次の4つになります。

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会社が本当に必要としているのが①②であれば、顛末書で足ります。③が必要なら、改善計画や指導書のほうが具体的で運用しやすい。④まで必要かどうかは、別途慎重に検討すべきです。ここを分けずに「始末書」という一語で処理していることが、後述するトラブルの原因になります。

始末書に「反省」「謝罪」を書かせてよい？

ここは法的な精度が必要な部分です。次の3つを区別してください。

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AとBは、業務上の必要性と社内ルール上の根拠を示せば、報告を求めることが比較的説明しやすい領域です。他方でCは、本人が「そう思っていない」と述べている場合に、会社がその表明を強いてよいのかという問題を含みます。

この点について、確立した最高裁判例は見当たりませんが、下級審裁判例には参考になるものがあります。

図表5｜始末書提出命令に関する裁判例

整理すると、始末書の提出命令は常に有効でも常に無効でもなく、個別判断です。判断の分かれ目になるのは、次の要素です。

• 提出命令の前提となる非違行為が実際に認められるか
• 就業規則上の根拠があるか
• 求めている文面の内容（事実報告か、謝罪・反省の表明か、その程度）
• 業務上・企業秩序維持上の必要性
• 本人の人格・意思決定や良心の自由への制約の程度
• 本人が拒否している理由

実務上重要なのは、判例の帰趨を予測することではなく、AとBで足りる場面でCまで求めていないかを会社として点検することです。

法務としての実務的な結論は次のとおりです。

最後の点は、様式を1行変えるだけで運用が安定します。おすすめです。

始末書・顛末書の提出を拒否されたらどうする？

提出拒否は珍しくありません。「始末書を書かなければさらに処分する」という対応に直行しないでください。 手順を分解します。

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3番と4番が実務上の要点です。「反省文としての始末書」を拒否されているのか、「業務上の報告」まで拒否されているのかでは、意味がまったく違います。前者であれば、報告書に切り替えれば会社の目的（事実確認）は達成できます。後者であれば、業務上の報告義務との関係で別途の検討が必要になりますが、その場合でも、いきなり処分ではなく、まず何を求めているかを書面で明確にしてください。

そして、提出がなくても会社の対応は止まりません。顛末書は事実認定の材料の一つにすぎず、客観資料と関係者の説明によって事実を確定させることは可能です。「本人が書かないから進められない」という状態にならないよう、調査は並行して進めます。

署名・押印を拒否された場合はどうする？

会社発行文書（注意書・指導書）の署名拒否については第2話でも触れましたので、ここでは署名欄の設計に絞ります。

実務で最も多い混乱は、署名欄が何を意味するのか会社自身が決めていないことです。次の3つを分けてください。

図表6｜受領確認／内容確認／同意の違い

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「署名すれば事実を認めたことになる」と単純化しないでください。署名欄が受領確認の趣旨であれば、署名は「受け取った」ことしか意味しません。逆に、同意を意味する欄に署名を求めているのであれば、拒否されるのは当然のことがあります。

押さえるべきは次の点です。

• 署名を拒否されても、会社が文書を交付した事実がなくなるわけではない
• 無理に署名・押印させない。強要すれば任意性が争われ、資料としての価値がむしろ下がる
• 本人が内容に異議を述べた場合、その異議の内容も記録する
• 同席者、交付日時、交付方法（手交・メール・郵送）を記録する
• 押印自体を目的化しない

様式を見直す際は、署名欄の直上に「本欄は受領の確認であり、記載内容への同意を意味するものではありません」と明記しておくと、現場での押し問答が減ります。

始末書は懲戒処分なのか？

結論は、名称だけでは決まらないです。次の3つを区別してください。

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ここで実務上の危険が生じます。現場が「指導のつもり」で始末書を出させ、会社としては就業規則上のけん責に当たると整理されているという状態です。この食い違いは、後の懲戒判断に影響します。

懲戒処分の可否と処分相当性の判断は第7話、手続の整備は第8話で扱います。第3話の段階で会社がやるべきことは1つです。始末書の提出が、就業規則上の懲戒に当たるのか、当たらないのかを、社内で統一しておくこと。この整理がないまま運用している会社が非常に多く、後になって説明できなくなります。

なお、けん責・戒告は減給を伴わないため、減給の制裁の制限を定める労働基準法91条の適用場面とは異なります。始末書の提出を求めることと賃金を減額することは、まったく別の話です。混同しないでください。

注意書・指導書には何を書く？

会社発行文書の共通項目です。自社様式を作る際の項目例として使ってください。

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最後の点について補足します。懲戒の可否と相当性は、その時点の事実に基づいて改めて判断すべきものです。文書に結論を先に書いてしまうと、後の手続が結論ありきで進められたという主張を招きます。

顛末書・始末書には何を書かせる？

本人提出文書の項目を比較します。

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運用上の注意を2点。

（1）反省文の提出を常に必須としない

様式に反省欄を設けてしまうと、事実確認だけで足りる事案でも、機械的に反省を書かせることになります。様式を分ける（報告書様式と始末書様式）か、反省欄を任意記載とする設計を検討してください。

（2）会社が文章例を丸ごと渡して書かせない

記載例の提示自体は親切な運用ですが、文面を丸ごと渡してそのまま書き写させると、本人自身の説明なのか会社が作った文章なのか区別できなくなります。提示するのは項目と記載単位（「日時は年月日と時刻まで」等）にとどめ、内容は本人に書かせてください。

4つの文書をどう選ぶ？会社の文書選択フロー

図表7｜4文書の選択フロー

実務では、複数の文書を組み合わせて使うのが自然です。典型的な流れは次のとおりです。

1. 事象が発生する
2. 本人に顛末書を提出させ、事実・経緯を確認する
3. 客観資料と照合し、会社として事実を確定させる
4. 会社から指導書を交付し、改善内容・期限・確認方法を示す
5. 期限到来時に改善状況を確認し、記録する

この流れなら、始末書を使わずに、事実確認・改善要求・記録のすべてが成立します。「始末書を書かせるかどうか」から検討を始めないでください。

会社として文書運用をどう整備する

ここがLegalGPTらしい部分です。個別の文書をうまく書くことよりも、部署ごとに文書の意味が違う状態をなくすことが重要です。

始末書が、A部署では単なる報告書、B部署では懲戒処分、C部署では反省文として使われている——という状態は、後になって「会社としての扱いが説明できない」という形で表面化します。処分の均衡を問われたときに、比較対象が成立しないためです。

図表8｜会社として整備する文書管理ルール

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保存と個人情報の扱い

注意書・指導書・顛末書・始末書には、いずれも従業員本人に関する個人情報が含まれます。人事システムや従業員別ファイルなど、検索可能な形で体系的に管理され、会社が開示等の権限を有する場合には、個人情報保護法上の「保有個人データ」に該当し得ます。保有個人データに該当する場合、本人は同法33条に基づいて開示を請求できます。会社は原則として開示する必要がありますが、開示によって業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合など、同条2項各号に該当するときは、全部または一部を非開示とすることができます。

また、労働基準法109条は「雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」を保存対象としており、これらの文書も、内容や当該案件における位置づけによっては同条の対象となる可能性があります。保存期間は法律上5年間ですが、同法143条の経過措置により当分の間は3年間です。

実務上の結論は第2話と同じです。保存期間・保存場所・アクセス権限を会社として定め、上司個人のPCやメールボックスにのみ存在する状態を避けること。詳細は第2話を参照してください。

よくあるNG運用

図表9｜文書運用のNG例と改善

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注意書・指導書・始末書・顛末書チェックリスト

図表10｜4文書運用チェックリスト

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文書名ではなく「会社が何をしたいか」で選ぶ

注意書・指導書・始末書・顛末書について、会社が押さえるべき点をまとめます。

文書は、事実確認と改善のための道具です。処分のための証拠集めとして設計した瞬間に、本来の目的である改善から遠ざかります。

次回からは類型別の対応に入ります。まずは、相談件数が多く、記録の積み上げがそのまま判断材料になる勤怠の問題を扱います。

次に読む 第4話 遅刻・欠勤・無断欠勤を繰り返す社員への対応｜注意から懲戒までの進め方 詳しく見る

シリーズ：問題社員対応の実務｜注意・指導から懲戒・退職・解雇まで会社が整えること（全10話）

参考資料・一次資料