人事や現場からこう相談されたとき、法務が最初に考えるべきなのは「懲戒できるか」「解雇できるか」ではありません。その段階では、判断に必要な材料がまだ揃っていないからです。

この3つが揃っていない状態で処分の話に進むと、後になって「事実が特定できていない」「就業規則の根拠と合っていない」「他の社員と扱いが違う」という形で崩れます。しかも、懲戒処分の有効性は、原則として処分時に会社が認識していた非違行為との関係で判断されます。処分時に認識していなかった別の非違行為を後から持ち出して、すでに行った懲戒処分の有効性を根拠づけることは、特段の事情がない限りできません（山口観光事件・最判平成8年9月26日）。したがって、懲戒処分を決める前に、必要な事実調査を尽くしておくことが重要になります。

なお、労働紛争そのものは減っていません。厚生労働省「令和7年度個別労働紛争解決制度の施行状況」（令和8年7月7日公表）によれば、総合労働相談件数は119万8,010件で18年連続100万件超、民事上の個別労働紛争のうち「いじめ・嫌がらせ」は55,614件で14年連続最多、あっせん申請では「解雇」が892件（前年度比12.6％増）で最多となっています。問題社員案件は、対応を誤れば会社側が紛争当事者になる類型です。

この記事では、第1話として「初動」に限定し、法務担当者が相談を受けた直後に何を確認し、何を止め、何を集め、誰と分担するかを整理します。注意・指導の方法、懲戒の可否、退職勧奨や解雇の要件は、それぞれ第2話以降で扱います。

問題社員対応で法務が最初に確認すべきこと

結論から示します。問題社員への対応で法務が担うべき初動は、次の7ステップです。

図表1｜問題社員案件の法務初動フロー

このフローの要点は、STEP 7に至るまで「処分の種類」を決めないことです。初動段階で「けん責か、出勤停止か」を議論し始めると、事実認定がその結論に引きずられます。

初動は、その判断材料を欠落なく揃える工程だと位置づけてください。

「問題社員」という評価から入らない

現場から法務に上がってくる相談は、ほぼ例外なく評価の言葉で書かれています。

• 態度が悪い
• 協調性がない
• やる気がない
• 扱いにくい
• 常識がない

これらは法的判断の対象になりません。就業規則の服務規律や懲戒事由は「行為」を要件としており、人物評価を要件としていないからです。法務が最初にすべきことは、評価の言葉を具体的な行為に変換することです。

図表2｜人物評価を具体的事実へ変換する例

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変換の書式は「日時／場所／行為者／相手方／具体的言動または不作為／業務への影響」で統一すると、後工程がぶれません。

「問題社員」というラベル自体の限界

実務上この呼称は定着していますが、法的には何も意味しない言葉です。むしろ次の3つの副作用があります。

• 確証バイアス：ラベルを貼った後は、それに沿う情報だけが集まりやすくなる
• 会社側要因の見落とし：業務量の過大配分、指示の不明確さ、上司自身の不適切な言動、健康問題、ハラスメント被害など、背景に会社側の問題があるケースがある
• 均衡の喪失：同じ行為をしている他の社員が問題視されていない場合、対応の一貫性が失われる

法務としては、相談の段階で「その評価はいったん外して、起きたことだけを教えてください」と切り返すのが最初の仕事になります。

問題行動を具体的に分類する

事実に変換できたら、次はどの規程・どの資料を見るべきかを決めるために分類します。分類は処分の重さを決めるためのものではなく、確認すべき資料と担当部署を特定するためのものです。

図表3｜問題行動の分類と初動で押さえる事実

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実務では複数の分類にまたがる案件がほとんどです（例：遅刻が多く、注意すると反抗的で、業績も低い）。この段階では束ねず、行為ごとに分けて記録してください。束ねると、どの行為がどの規程に該当するかが不明確になり、後の説明責任を果たせなくなります。

事実と証拠を先に集める

事実の裏づけがない主張は、社内でも社外（労働審判・訴訟）でも通りません。初動で最も優先度が高いのは、消える可能性のある資料の保全です。メールの保存期間、チャットのログ保持設定、防犯カメラの上書き周期、退職者の端末回収は、いずれも時間との勝負になります。

図表4｜確認する証拠・資料一覧

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証拠収集だから何でも許される、ということはない

社内調査であっても、収集方法には法的な制約があります。特に注意すべきは次の点です。

（1）モニタリングのルール整備

個人情報保護委員会は、従業者に対する監督の一環としてビデオやオンラインによるモニタリングを実施する場合の留意点として、①モニタリングの目的をあらかじめ特定して社内規程等に定め従業者に明示すること、②実施責任者と権限を定めること、③実施ルールをあらかじめ策定し運用者に徹底すること、④ルールに従って適正に行われているか確認すること、を挙げています（個人情報保護委員会「ガイドラインに関するQ&A」Q5-7）。同Q&Aでは、重要事項を定めるときは労働組合等へ事前に通知し必要に応じて協議を行うことが望ましく、定めた重要事項は従業者に周知することが望ましいとされています。

（2）取得目的と利用目的の整合

安全管理措置の目的で取得したログを、懲戒目的に転用してよいかは別論点です。利用目的の特定・公表内容を確認してください。

（3）私的領域への立ち入り

私物スマートフォン、個人のSNSアカウント、私物のロッカーや机の内容物の調査は、業務用資産の調査とは区別して検討が必要です。単独で判断せず、法務が関与してください。

（4）通報者・相談者の保護

ハラスメント申告や内部通報が端緒の場合、通報者を特定させる情報の取扱いを誤ると、それ自体が別の法的問題を発生させます。詳細は後述します。

（5）網羅的な「洗い出し」は目的から逆算する

「調べれば何か出てくるだろう」という発想の全件調査は、目的外利用やプライバシー侵害の指摘を受けやすく、後で証拠の使用可否が争われます。特定した問題行動に必要な範囲で設計してください。

就業規則・雇用契約・社内規程を確認する

問題社員への対応は、「会社が気に入らない行為だから処分する」ものではなく、社内ルールと具体的事実を照合する作業です。法務は次の順序で確認します。

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就業規則を懲戒の根拠として機能させるには「周知」が重要

労働基準監督署への届出だけでは周知を満たしません。労働者に周知させる手続が採られていたことを立証できなければ、その就業規則を懲戒の根拠とすることに重大な問題が生じます。初動では「規程の存在」ではなく「周知の事実を立証できるか」まで確認してください。

周知の方法は紙の備付けに限られず、イントラネット等で従業員が常時確認できる状態も含まれます。イントラネットの掲載日とアクセス権設定、掲示記録、配布記録、改定時の説明会の記録が確認資料になります。

どの懲戒事由に該当するか、どの処分が相当かという判断は、事実確定後の作業です。詳細は第7話「懲戒処分はどう決める？就業規則・事実認定・処分相当性の確認手順」を参照してください。

会社がこれまで何をしてきたか確認する

問題社員案件で会社側が崩れやすいのが、この論点です。行為の存在は立証できても、改善可能な類型で「会社は何もしてこなかった」と評価されると、処分の相当性が否定されやすくなります。

初動で確認するのは次の項目です。

• 口頭注意：誰が、いつ、何を指摘したか。記録の有無
• 書面注意：注意書・指導書の交付日、内容、本人の受領確認
• 面談：実施日、参加者、指摘内容、本人の説明、合意事項
• 研修・教育：受講の有無、内容
• 業務上の支援：業務量の調整、手順書の提供、OJT担当の設定
• 配置変更：異動・担当変更の有無と理由
• 改善期間の設定：期待水準を明示したか、期間を区切ったか、途中経過の確認をしたか
• 本人の説明：これまでに本人が述べていた事情（体調、家庭、業務量、上司との関係等）
• 改善状況：指導後に改善が見られたか、いつ再発したか

特に、能力不足・勤務成績不良や、遅刻など改善可能な服務上の問題が反復している類型では、会社が何を注意・指導し、どのような改善機会を与えてきたかが重要になります。一方、横領、暴行、重大な情報漏えいなど、行為自体の重大性が高い事案では、事前の注意・指導歴がないことだけで懲戒が否定されるわけではありません。事案の性質を分けて検討する必要があります。

そのうえで、能力不足・勤務成績不良など改善可能な類型で初動の時点で指導履歴が空白なら、まず検討すべきなのは処分ではなく、指導と記録の開始です。

• 指導の方法と記録の残し方 → 第2話「社員への注意・指導はどう行う？会社が残すべき記録と進め方」
• 注意書・指導書・始末書・顛末書の使い分け → 第3話
• 能力不足・勤務成績不良への対応 → 第6話

本人の事情を確認する前に準備する

本人への事情確認は、初動の最後に位置づけられる工程です。準備なしに実施すると、聴取そのものが紛争の火種になります。

実施前に決めておくこと

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法的に押さえておくべき2点

初動で「体調が悪そうだ」「診断書が出ている」「本人が受診をほのめかしている」といった情報が出てきた場合、懲戒ルートといったん切り離し、産業保健職・人事と連携する判断が必要です。

なお、処分手続における弁明の機会の付与は、この事情確認とは別の手続です。混同しないよう、第8話「懲戒処分の手続を会社でどう整える？弁明・決裁・通知・記録の実務」を参照してください。

他の社員との取扱いも確認する

同じ行為に対して、社員によって扱いが違えば、処分の相当性は揺らぎます。初動段階で次を確認してください。

• 同種事案の過去対応：過去5年程度、同じ類型の行為に対して会社がどう対応したか（注意で終えたか、処分をしたか、どの処分か）
• 同時期の他の社員：同じ行為をしている社員が他にいないか。いる場合、なぜその社員は問題視されていないのか
• 管理職側の責任：放置・黙認していた上司の責任をどう整理するか
• 時間の経過：行為の発生から現在までの期間。長期間放置した後の処分は、相当性が否定される方向に働きます
• 前例の記録の所在：過去の対応が記録として残っているか。残っていない場合、何をもって前例とするか

前例と異なる扱いをすること自体が禁じられるわけではありませんが、異なる扱いをするなら、その理由を初動の段階で言語化しておく必要があります（行為の悪質性、反復性、被害の程度、改善指導の有無など）。処分相当性の詳細な検討は第7話で扱います。

現場・人事・法務の役割を決める

問題社員案件が長期化する原因の多くは、役割分担の不在です。「法務が全部やる」設計にすると、現場での日常的な指導と記録が止まり、かえって会社が不利になります。

図表5｜現場・人事・法務の役割分担表

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法務へ早めに相談した方がよいケース

現場・人事だけで進めるとリスクが高い類型を、社内に周知しておくと初動が安定します。

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問題社員対応の初動でやってはいけないこと

図表6｜初動でやってはいけないこと

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問題社員対応｜法務初動チェックリスト

会社でそのまま使えるよう、確認内容・担当・残す証拠を一体で整理しました。案件ごとにコピーして運用してください。

図表7｜問題社員対応 法務初動チェックリスト

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初動完了の判定基準

次の5つを原則として確認したうえで、懲戒・退職勧奨・解雇の最終判断・実施に進んでください。

1. 問題行為を、第三者が読んで再現できる粒度で記述できているか
2. 各行為について、裏づけとなる客観資料または供述の所在を示せるか
3. 該当し得る就業規則の条項を特定し、その規則が行為時点で有効かつ周知されていたと言えるか
4. 会社がこれまでに行った指導・支援と、その記録の有無を説明できるか
5. 本人の言い分を確認する準備が整い、聴取の目的が「事実確認」に限定されているか

調査完了を待てないケース

一方で、調査が終わるまで会社が何もしない、という運用が適切でない場面もあります。次のような事情がある場合です。

• 暴力・威嚇が続いている
• ハラスメント被害が継続している
• 情報の持出しのおそれがある
• 証拠隠滅のおそれがある
• 通報者・申告者への報復のおそれがある

こうした場合は、調査を進めながら、安全の確保、当事者間の接触回避、ログの保全、必要なアクセス権限の見直しといった暫定措置を並行して検討します。被害の拡大を放置したこと自体が、後に会社の責任として問われ得るためです。

問題社員対応は「処分」より前の準備で決まる

問題社員への対応で会社が問われるのは、最終的な処分の重さよりも、そこに至るまでの過程です。初動でやるべきことをまとめます。

この初動を案件ごとに同じ手順で回せるようになると、個々の判断の精度が上がるだけでなく、「会社として問題社員案件を処理する仕組み」ができます。チェックリストを社内フォーマット化し、相談受付時に必ず記入させる運用が、最も導入しやすい第一歩です。

次回は、初動を終えた後に必ず通る工程を扱います。注意・指導をどう行い、何をどこまで記録に残すのかを、書式レベルで整理します。

次に読む 第2話 社員への注意・指導はどう行う？会社が残すべき記録と進め方 詳しく見る

シリーズ：問題社員対応の実務｜注意・指導から懲戒・退職・解雇まで会社が整えること（全10話）

参考資料・一次資料