法務がこうした相談を受けたとき、最初に確認すべきなのは「何回」「何日」ではありません。

病気で出勤できなかったこと自体と、会社が定めた連絡ルールに従わなかったことは、別々に確認し、別々に評価します。この2つを混ぜたまま「無断欠勤だから懲戒」と進めると、後で説明ができなくなります。

本記事は、勤怠不良という具体的な類型について、事実確認から懲戒検討までの積み上げ方を扱います。注意・指導の方法一般は第2話、使用する文書は第3話を参照してください。

遅刻・欠勤・無断欠勤は何が違う？

用語を整理します。まず前提として、これらの定義は法令が定めているものではなく、各社の就業規則・勤怠規程の定めによります。自社の定義を必ず確認してください。

図表1｜遅刻・欠勤・無断欠勤の違い

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無断欠勤が問題視されやすいのは、2つの違反が重なっているからです。逆にいえば、次のような場合には評価が変わります。

• 病気で欠勤したが、始業前に上司へ連絡し承認を得ている → 欠勤ではあるが「無断」ではない
• 交通事故に遭い、意識がなく連絡できなかった → 形式的には連絡がないが、連絡義務違反として非難できるか慎重に検討する
• 会社の連絡ルールが規程にも業務上の指示にもなく、周知もされていない → 「所定の連絡」の内容を会社が特定して説明できるかを確認する必要がある

勤怠不良が起きたら会社が最初に確認すること

問題行動の初動対応一般は第1話で扱いました。ここでは勤怠不良に固有の確認項目に絞ります。

図表2｜勤怠不良発生時の初動確認表

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最後の「客観」の欄は、実務上わりと重要です。同じ日に同じ路線を使う社員が複数遅刻していれば、それは個人の問題ではありません。

この段階では評価をしないでください。集めるのは事実です。「またか」という判断が先に立つと、健康問題や会社側の要因を見落とします。

無断欠勤が発生したら、まず本人へ連絡する

始業時刻を過ぎても出社せず連絡もない場合、会社が最初にすべきことは記録でも懲戒の検討でもなく、本人への連絡です。

理由は2つあります。ひとつは、連絡がない理由には会社が想定していないものが含まれ得るからです。

• 急病、事故、入院
• メンタル不調
• 家族の緊急事態
• 通信障害、端末の故障、災害
• 職場でのトラブルやハラスメント
• 単なる失念（目覚ましの不作動など）
• 意図的な欠勤

もうひとつは、会社が連絡を試みた記録そのものが、後の対応の前提になるからです。「出勤の督促をしたか」は、後述する解雇の場面でも実際に問われる要素です。

図表3｜無断欠勤時の連絡フロー

連絡にあたっての留意点です。

• 過度な頻度で連絡しない。1日に何十回も架電する、深夜に連絡するといった対応は、それ自体が別の問題になります
• 「無断欠勤＝退職の意思表示」と決めつけない。連絡がないことは、退職の意思を意味しません
• 記録は連絡した側が残す。日時、手段、応答の有無、話した内容、留守電やメッセージの文面を残します
• メッセージの文面は事実に限定する。「無断欠勤は懲戒事由です」と最初のSMSに書くのは避けてください。まずは安否と状況の確認です

本人と連絡が取れない場合、緊急連絡先へ連絡してよい？

実務で判断に迷う場面です。整理します。

緊急連絡先の情報は、多くの会社が入社時に取得しています。まず、自社が何と説明して取得したかを確認してください。

個人情報保護法との関係は、二段構えで整理します。

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判断にあたっては次を確認します。

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伝える内容は、次の程度にとどめてください。

これらは安否確認に必要のない情報であり、伝えれば本人のプライバシーを侵害します。家族は本人の代理人ではありません。安否確認の連絡と、労務問題の連絡は別だと理解してください。

もっとも、生命・身体の保護のために必要がある場面では、伝えるべき情報の範囲が変わり得ます（たとえば、直前に体調不良の申告があった場合に、その事実を家族へ伝えて安否確認を求めることは考えられます）。判断の軸は「安否確認に必要か」であって、情報の種類ごとに一律に決まるものではありません。

なお、緊急連絡先への連絡は、社内で誰が、どの段階で、何を伝えるかをあらかじめルール化しておくべき事項です（後述の整備項目7）。その場の判断で上司が電話をかける運用は避けてください。

無断欠勤の背景に健康問題がないか確認する

勤怠不良の案件で、会社が最も注意すべき論点です。次のような事情がある場合、勤怠ルール違反としてだけ処理してはいけません。

• 以前から体調不良を訴えていた
• 診断書が提出されている
• メンタル面の相談歴がある
• ハラスメントの申告がある
• 長時間労働が続いていた
• それまで問題がなかった社員が、突然連絡を絶った

これは「病気であれば無断欠勤がすべて許される」という意味ではありません。実務上の示唆は、健康問題を疑わせる情報がある場合には、背景事情を確認してから勤怠違反を評価する必要がある、ということです。

したがって、法務が確認するのは次の3点です。

1. 健康上の問題を疑わせる情報が、会社に届いていたか
2. 届いていた場合、会社は何をしたか（受診の勧奨、産業保健職への連携、休職制度の案内、業務調整）
3. 本人の状態を踏まえたうえで、なお連絡ルール違反として評価できる部分があるか

役割分担も明確にしてください。健康情報の取扱いは人事・産業保健職の領域であり、上司や法務が診断的な判断をするものではありません。就業上の措置が必要かどうかは、産業保健職の意見を踏まえて判断します。

勤怠記録と連絡履歴を一体で残す

勤怠システムのデータだけでは、案件を説明できません。

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したがって、勤怠データ＋連絡履歴＋面談記録＋指導履歴を、案件単位で紐づけて管理します。次の様式を社内フォーマットにしてください。

図表4｜勤怠不良記録表（項目例）

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記録は上司個人のメールボックスではなく、人事が管理する場所に保存します。保存期間・保存場所・アクセス権限の設計は第2話を参照してください。

就業規則・勤怠ルールを確認する

「社内ではみんな知っている」は根拠になりません。次を規程レベルで確認します。

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周知は形式的な確認事項ではありません。就業規則が拘束力を持つには、適用を受ける事業場の労働者に周知させる手続が採られていることが必要とされています（フジ興産事件・最判平成15年10月10日、労働契約法7条）。連絡ルールが規程になく、口頭の慣行だけで運用している会社は、まずそこから整えてください。

遅刻を繰り返す社員にはどう注意・指導する？

進め方は第2話と同じですが、勤怠の場合は「具体化」が容易なので、そこを徹底します。

前者は改善したかどうかを会社が判定できません。後者は勤怠データと通話履歴で判定できます。

一方で、回数だけを見て評価しないでください。次のような事情がある場合、求めるべき対応が変わります。

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制度の利用が可能な場合、まず制度を案内したかどうかは、後に会社の対応の相当性を説明する際の重要な要素になります。

欠勤を繰り返す社員にはどう対応する？

欠勤は、遅刻より確認すべき項目が多くなります。

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「欠勤が多い＝懲戒」ではありません。理由があり、所定の手続を踏み、会社が承認している欠勤は、規律違反ではないからです。

他方、正当な理由がなく、会社所定の手続にも従わず、注意・指導を受けても反復する場合には、服務規律違反として評価される余地が出てきます。ただしその評価は、後述の確認項目を揃えたうえで行います。

傷病による長期欠勤の場合は、懲戒のルートではなく休職制度の適用を先に検討してください。休職規定があるのに適用せず、欠勤を理由に処分を進めることは、会社の対応として説明が難しくなります。

書面指導へ切り替えるタイミング

「2回目なら書面」というような固定ルールは作らないでください。重大な事案では初回から書面で対応すべき場合がありますし、逆に複数回でも事情によっては口頭での指導を継続すべき場合があります。

図表5｜口頭注意→書面指導→懲戒検討の判断要素

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この表は、左が多いか右が多いかで判断するためのものであり、点数化するものではありません。文書の種類の選び方は第3話を参照してください。

無断欠勤を理由に懲戒を検討する前に確認すること

無断欠勤の懲戒を検討する段階で、法務が確認する項目を整理します。

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どの懲戒事由に該当し、どの処分が相当かという判断の手順は第7話、弁明・決裁・通知といった手続の整備は第8話で扱います。

長期の無断欠勤なら解雇できる？

検索需要の高い論点なので、答えを示します。日数だけでは決まりません。

「2週間」という数字を目にすることがあります。これは、労働基準法20条の解雇予告除外認定に関する行政の認定基準に由来します。同条1項但書は、労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合には予告や予告手当を要しないとし、その除外事由の有無は労働基準監督署長の認定によるとしています（同条3項）。厚生労働省は、この「労働者の責めに帰すべき事由」の認定基準（昭和23年11月11日基発第1637号、昭和31年3月1日基発第111号）として、次のような例を挙げています。

• 2週間以上正当な理由がなく無断欠勤し、出勤の督促に応じない場合
• 遅刻、欠勤が多く、数回にわたって注意を受けても改めない場合

ここで2点、必ず押さえてください。

また、この基準には「正当な理由がなく」「出勤の督促に応じない」という要素が含まれている点も重要です。会社が督促をしていなければ、少なくともこの「2週間以上の無断欠勤」という行政上の例示には、そのまま当てはまりません。

図表6｜長期無断欠勤で確認する事項

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「無断欠勤◯日で自然退職」の規定を設けてよい？

就業規則に「無断欠勤が◯日以上に及んだときは、退職したものとみなす」といった規定を置いている会社があります。

このような自然退職条項を設けること自体は、選択肢として考えられます。 厚生労働省の就業規則作成資料でも、行方不明・音信不通の社員に解雇の意思表示を到達させることが難しいという問題への対処方法として、一定期間連絡が取れない場合は退職とする旨を就業規則に定めておくことが挙げられ、「無断欠勤を2週間続けたとき。ただし、やむを得ない事情により会社への連絡ができなかったと会社が認めたときは、これを取り消すことができる」といった規定例が紹介されています。

ただし、実際に適用する際には、次の点を確認してください。

• 規定の文言と、その適用要件を満たしているか（起算日、日数の数え方、「無断」の意味）
• 欠勤に正当な理由がないといえるか
• 会社が本人との連絡をどこまで試みたか、その記録があるか
• 健康上の事情など、連絡できない事情がないか
• 規定の文言や運用が、実質的な解雇であると争われる余地を残していないか

規定に該当したからといって、「◯日経過したから自動退職」と機械的に処理するのではなく、適用根拠と連絡経過を記録に残したうえで判断してください。上記の規定例のように、やむを得ない事情があった場合に取消しができる旨を規定に組み込んでおくと、運用の柔軟性が確保できます。

解雇を検討する場合の要件と手続、最終確認事項は第10話で扱います。

年次有給休暇・欠勤控除との関係を混同しない

年次有給休暇との関係

実務上の整理は次のとおりです。

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年休への事後振替と、連絡ルール違反の評価は分けて考える

ここで、この記事の冒頭で示した切り分けに戻ります。

労使双方の合意により欠勤日を事後的に年休として処理した場合、その日の不就労自体を「欠勤」として重ねて不利益に評価することは適切ではありません。年休として処理した以上、その日は年休です。

一方で、始業時刻までに連絡するなど、年休の取得とは別に会社が定めている連絡・届出ルールに違反した事実がある場合、その点は別途検討する余地があります。年休へ振り替えたからといって、連絡義務違反という別個の事実まで当然に消えるわけではありません。

したがって、会社は「休んだこと」と「必要な連絡をしなかったこと」を、最後まで分けて整理してください。年休振替で処理できるのは前者であり、後者は前者とは別に、注意・指導の対象とすべきかを判断します。

なお、年5日の時季指定義務（同条7項）に基づく使用者の時季指定は、年休の取得促進のための制度であり、事後的に欠勤を年休へ振り替えるための仕組みではありません。混同しないでください。

欠勤控除との関係

欠勤・遅刻に対応する賃金の控除は、労務の提供がなかった部分について賃金が発生しないという考え方（ノーワーク・ノーペイ）に基づくもので、民法624条1項も、労働者は約した労働を終わった後でなければ報酬を請求できないと定めています。実際にどう控除するかは、月給制の設計を含め、賃金規程の定めによります。

これと明確に区別すべきなのが、懲戒処分としての減給です。労働基準法91条は、就業規則で減給の制裁を定める場合、その減給は1回の額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならない、と制限しています。

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「遅刻が多いので、その分をペナルティとして給与から引く」という発想は、この2つを混同しています。控除するのは労務提供がなかった時間分であり、それを超える減額は制裁です。

会社として無断欠勤対応フローをどう整備する？

案件ごとに上司の判断で動く運用をやめ、社内基準を決めてください。

図表7｜会社として整備する無断欠勤対応ルール

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よくあるNG対応

図表8｜勤怠不良対応のNG例と改善

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遅刻・欠勤・無断欠勤対応チェックリスト

図表9｜勤怠不良対応チェックリスト

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勤怠不良は「回数」ではなく経緯と対応履歴で判断する

遅刻・欠勤・無断欠勤への対応で、会社が押さえるべき点をまとめます。

勤怠不良は、記録が積み上がりやすい類型です。裏を返せば、記録が残っていない期間は、会社がどのような対応を行ったのかを後から客観的に説明・立証しにくい期間になります。日々の連絡と記録が、そのまま後の判断材料になります。

次回は、指示に従わない社員への対応を扱います。指導・業務命令・懲戒の境界がどこにあるのかを整理します。

次に読む 第5話 業務命令に従わない社員への対応｜指導・業務命令・懲戒の境界 詳しく見る

シリーズ：問題社員対応の実務｜注意・指導から懲戒・退職・解雇まで会社が整えること（全10話）

参考資料・一次資料