IT化で企業側の仕事はどう変わったのか

2026年5月21日の改正民事訴訟法の全面施行によって、企業の訴訟対応には「減った仕事」と「増えた仕事」があります。コピー、製本、郵送、裁判所への往訪といった物理的作業は、事件や手続によっては減少しました。ただし、訴状送達のための出力書面の作成、書証原本の持参、本人当事者による書面提出、旧法適用事件など、紙が残る場面もあります。

他方で確実に増えたのは、データの品質管理、版管理、アクセス管理、そして受領の確認です。次の表は、完全な置き換えではなく、対応の重心がどこへ移ったかを示すものとしてご覧ください。

この一覧から見えるのは、IT化対応の中心が「システム操作」ではなく「業務設計」にあるということです。そして、その設計は法務部門だけでは完結しません。証拠となる資料は事業部門が保有し、メールの受信設定と権限管理は情報システム部門が握り、保存期間は文書管理部門が決めています。訴訟対応体制の整備は、部門をまたぐ作業です。

まず訴訟対応の責任者と役割を決める

最初に決めるべきは、システムでも手順書でもなく人です。次の役割を区別してください。一人が複数を兼ねても構いませんが、「誰が担当か決まっていない」状態だけは避けます。

役割を決めたら、作業ごとに「誰が決め、誰が実行し、誰に相談し、誰へ報告するか」を一覧にします。この整理方法は一般にRACIと呼ばれます。R（実行担当）、A（責任者）、C（協議先）、I（報告先）の頭文字です。用語自体は重要ではありません。1つの作業に責任者が複数いる状態と、責任者が不在の状態を発見できることが目的です。

関連記事：少人数でも属人化を防ぐ体制の作り方は「ひとり法務・少人数法務は何から整えるべきか」で整理しています。

訴訟発生時の初動フローを固定する

訴訟の初動は、判断に迷う時間が最も損失になる場面です。「何が起きたら初動を開始するか」と「最初の1週間で何をするか」を、あらかじめ決めておきます。

初動の開始点となる事象は、訴状の受領だけではありません。支払督促や呼出状の受領、相手方代理人からの通知、自社から訴訟を提起する方針の社内決定、重大な紛争の発生、証拠が消失するおそれの認識、行政調査・刑事手続・内部調査と並行する紛争。いずれも初動の起点になり得ます。

初動で確認すべき項目は、次のとおりです。台帳の初期入力項目としてそのまま使えます。受領日・送達日、回答期限・期日、事件番号、裁判所、相手方、請求内容と金額、社内の案件責任者、外部弁護士の選任状況、証拠保全の指示状況、経営報告と広報対応の要否、保険会社への通知、関連する契約、関連する他の案件。

証拠保全と原資料収集を最初に行う

ここで最も重要な原則を述べます。提出する証拠の選択と、保全しておく資料の範囲は別のものです。

提出する証拠を選ぶのは代理人の判断です。他方、保全の範囲はそれより広く取ることが実務上望まれます。自社に不利に見えることだけを理由として、関係資料を恣意的に削除したり保全対象から外したりしないでください。後の手続で不利益に働くおそれがあるほか、企業としての姿勢そのものが問われます。具体的な保全範囲と収集方法は、代理人と協議して決定します。

そのうえで、実務上最も見落とされるのが通常業務による自動削除です。メールの保存期間、チャットの自動消去、ログの世代管理、退職者アカウントの削除、端末の初期化。これらは平時には適切な運用ですが、紛争が具体化した段階では、必要な範囲で停止を検討することになります。情報システム部門への依頼を初動の項目に入れているのはこのためです。

保全の完了は、記録として残します。誰が、いつ、どこから、どの範囲を収集し、どこへ保存したか。この記録は、後に「保全は適切に行われたか」を説明する必要が生じたときの根拠になります。

関連記事：営業秘密として管理すべき情報の特定と管理状況は「営業秘密として守るための管理状況チェックリスト」で確認できます。

提出可能なデータを作り、一人で確定させない

収集した原資料は、そのままでは提出できません。原資料と提出版は別のものです。そして、この変換工程は、代理人がmintsを操作する事件であっても企業側に残ります。

法令上の義務として、電子提出義務の対象となる訴訟代理人は、書証の申出をする時までに書証の写しに代わる画像情報（PDF形式）を提出しなければならないとされています（改正民事訴訟規則137条）。あわせて、要証事実と関連性を有する部分とそれ以外の部分があるときは、関連性を明らかにするよう努める必要があります（同規則137条の2第2項）。裁判所の資料は、書証の画像情報を作成するにあたっては不鮮明なものにならないよう基本的にスキャナの利用を推奨し、提出の前にPDFデータを確認し、判読できない場合には再度PDF化した上で提出する必要があるとしています。この「確認して作り直す」作業を誰がいつ行うかが、企業側の設計事項です。

提出直前の確認は、作成した本人だけで完結させないことを原則にしてください。自分が作ったファイルの誤りは見つけにくいためです。

証拠データの作り方、ファイル名のルール、誤アップロード時の対応は第2話「書類はオンライン提出の時代へ」で詳しく解説しています。社外へ資料を出す前の確認事項は「社外共有前チェックシート」に1枚でまとめています。

裁判所期限・代理人期限・社内期限を分ける

期限管理でよくある失敗は、裁判所の期限を、そのまま社内の期限として扱うことです。

「電子提出なら深夜でもアップロードできるのだから、期限当日に対応すればよい」という理解は成り立ちません。提出するのは代理人であり、代理人は内容を確認する時間を必要とします。企業側の資料に不備があれば作り直しが発生します。そして、システムの保守や障害が生じる可能性もあります。

法令上、準備書面の提出または証拠の申出をすべき期間が定められた場合において、当事者がその期間を経過した後に提出等をするときは、その期間を遵守することができなかった理由を裁判所に説明しなければならないとされています（民訴法162条2項）。裁判所の資料は、説明の内容によっては時機に後れた攻撃防御方法として却下される可能性があるとしています。社内の資料提供の遅れは、この場面で会社側の事情として説明を要することになります。

実務上の推奨は単純です。①が決まったら、その場で②から⑥までを逆算して設定し、関係者へ通知する。これを案件ごとに繰り返します。

ウェブ期日の環境と役割を標準化する

前提として、ウェブ会議で期日を行うかどうかは、企業が選べるものではありません。口頭弁論の期日における手続をウェブ会議の方法で行うのは、裁判所が相当と認めるときに、当事者の意見を聴いたうえでのことです（民訴法87条の2第1項）。証人尋問には、これとは別の法定要件があります（民訴法204条）。

企業側が標準化すべきは、実施が決まった後の環境と役割です。案件ごとにゼロから考えるのではなく、確認シートを1枚用意しておきます。

ウェブ期日の要件、証人の出頭場所、通信障害時の対応は第3話「口頭弁論もウェブ会議で」で詳しく扱っています。

送達と期限を二重管理する

ここがシリーズを通じて最も事故が起きやすい領域です。

裁判所の資料によれば、システム送達の効力は次のいずれか早い時に発生します。①送達対象のデータを閲覧した時、②ダウンロードした時、③閲覧またはダウンロードすることができる措置がとられた旨の通知が発せられた日から1週間を経過した時（改正民訴法109条の3、109条の4第2項）。

ここで、事件のかたちによって企業側の役割が変わる点に注意してください。外部弁護士が代理する事件では、企業がmints上の通知を直接確認するのではなく、代理人が確認した送達効力発生日を企業側でも受領・記録する運用が中心になります。法人本人が手続を行う事件では、企業側がシステム通知そのものを確認します。いずれの場合も、確認を1人に依存させないことが重要です。

そのうえで、企業側では次の2つを分けて記録します。「送達の効力が発生した日」と「会社がその事実を知った日」です。この2つを混同すると、期限の計算そのものを誤ります。

電子判決書や和解調書を「事件が終わってからまとめて保存する」運用は成り立ちません。裁判所の手引では、終局事由ごとに定められた時点と、最後の記録アップロードから一定期間が経過した時点を踏まえて、事件情報と当事者アカウントの関連付けが解除される運用が示されています。解除後の閲覧等には手数料が必要になります。

さらに注意すべき点があります。同資料は、終局事由が判決の場合について、控訴が提起されると、控訴審への事件情報の移管のため、確定前に関連付けが解除されることがあるとしています。「判決が確定するまでは見られるはずだ」という前提は成り立ちません。受領したら、その都度保存してください。

システム送達の仕組み、電子判決書、関連付け解除の詳細は第4話「訴訟記録が電子化された後の管理実務」で扱っています。

アクセス権限を3つに分けて管理する

「訴訟記録へのアクセス権限」と一括りにすると、必ず管理が漏れます。管理者も、付与の仕組みも、削除の手順も異なる3つを分けてください。

実務で最も抜けやすいのは、②の法律事務所の共有環境と、③のうち「一時的に見せた」経営層や事業部門の権限です。前者は「事務所側が消してくれるだろう」という相互の期待で放置され、後者は付与の記録すら残っていないことがあります。案件終了時のチェック項目に、この2つを明示的に入れてください。

事故の初動を、起きる前に決めておく

訴訟のIT化によって、これまでになかった種類の事故が生じ得ます。共通するのは、発生後の対応より、事前に連絡経路を決めてあるかどうかで結果が変わるという点です。

秘密情報の管理と社外提供前の確認については「情報漏えい・マスキング地獄を防ぐ実務ガイド」で整理しています。

本人対応を続けるか、弁護士へ切り替えるか

少額の債権回収などを自社で対応している場合、どの時点で方針を見直すかを、着手前に決めておくことが推奨されます。事態が動いてから判断すると、必ず後手に回ります。

法人本人訴訟の要件、代表・代理資格、少額訴訟と支払督促の選び方は第5話「企業が弁護士を付けずに訴訟する場合はどう変わるか」で扱っています。

訴訟終了後に行うこと

判決や和解で手続が終わっても、企業側の作業は残ります。ここを放置すると、次の紛争のときに同じ苦労を繰り返します。

保存期間については、訴訟記録一式に共通する一律の保存期間が定められているわけではありません。他方で、個々の書類には会社法、税法その他の法令上の保存義務が及ぶ場合があります。自社の文書保存規程、和解条項の履行期間、消滅時効、監査・税務調査への対応、再訴のリスクを踏まえて設定してください。

関連記事：保存場所、命名規則、版管理、検索性の設計は「契約書が見つからない問題の解決｜検索性を高める管理設計」で解説しています。

マニュアル・訓練・監査をどう回すか

ここが、この記事で最も強調したい部分です。チェックリストを作っただけでは、事故は防げません。

マニュアルに含めるべき事項

分厚い規程は読まれません。初動時に開いて使える形にしてください。最低限、次を含めます。

• 初動フロー（何が起きたら、誰に、いつまでに連絡するか）
• 連絡先一覧（案件責任者、外部弁護士、情報システム、保険会社。夜間・休日の連絡方法を含む）
• 役割分担表
• 証拠保全の手順（自動削除の停止依頼の宛先と方法を含む）
• 提出前確認の手順とチェック表
• 送達・期限管理の方法と台帳の様式
• ウェブ期日の準備事項
• 事故時の初動対応
• 終了時の処理
• 更新履歴（いつ、何を、なぜ変えたか）

まずは年1回・1時間程度の訓練から始める

訓練の目的は、制度を覚えているかを試すことではありません。実際に連絡が回り、判断ができ、記録が残るかを確認することです。次のような想定で、実際に手を動かしてもらいます。

• 訴状が届いた――誰に連絡が回り、いつ証拠保全の指示が出るか
• 電子判決書の通知が来た――送達の効力発生日を正しく記録できるか、上訴判断の会議がいつ設定されるか
• 主担当が不在――副担当が同じ判断と記録をできるか
• 誤アップロードが起きた――最初に誰へ連絡するか、何分で連絡がつくか
• ウェブ期日で通信が切れた――紙の連絡先を持っているか、誰が裁判所へ連絡するか
• 事業部門が資料を期限までに出さない――誰がエスカレーションし、どの時点で代理人へ相談するか
• 退職者のアカウント権限が残っていた――発見の経路と、削除までの時間

監査は「記録があるか」を見る

監査といっても、大がかりなものである必要はありません。年1回、次の項目について「記録が残っているか」を確認するだけでも、体制の実効性は大きく変わります。

更新管理を忘れない

最後に、見落とされやすい点を挙げます。裁判所の運用やシステムの仕様は変わります。実際、mintsの操作マニュアルや裁判所の手引は、施行後も繰り返し更新されています。ファイル形式、提出場所、書式が変わることもあります。

したがって、マニュアルには「いつ、何を確認したか」を記録し、少なくとも年1回、裁判所の公表情報を確認して更新することが推奨されます。「一度作れば終わり」の文書は、いずれ実態と乖離します。

自社の対応レベルを3段階で確認する

ここまでの内容を踏まえ、自社の現状を大まかに把握してください。これは法的な評価ではなく、次に何へ着手するかを決めるための整理です。

訴訟IT化対応 最終チェックリスト

この記事の成果物です。5段階に分けています。印刷し、自社の状況を書き込みながらお使いください。

訴訟IT化対応についてよくある誤解

まとめ｜担当者が変わっても同じ品質で処理できるか

シリーズ全6話を通じた結論を整理します。

• IT化対応はシステム操作ではなく業務設計です。mintsに習熟することが目的ではありません。
• 責任者と役割を決めます。1つの作業に責任者が複数いる状態と、不在の状態を無くします。
• 証拠保全は初動で行います。提出する証拠の選択とは別に、保全範囲は広く取り、自動削除を止めます。
• 原資料と提出版を分けます。そして提出版は、作成者以外が確認して確定させます。
• 期限を階層化します。裁判所期限、代理人期限、社内期限、事業部門の回答期限。
• ウェブ期日の環境と発言者を標準化します。実施の可否は裁判所が判断します。
• 送達と期限を二重管理します。効力発生日と、会社が知った日を別に記録します。
• 重要記録は受領の都度保存します。事件終了を待つと間に合わないことがあります。
• アクセス権限を3種類に分けます。管理者も削除の手順も異なります。
• 事故の初動を、起きる前に決めます。誤アップロードは自分で消せません。
• 本人対応を見直す基準を持ちます。通常訴訟への移行が最大の転換点です。
• 終了後に権限を削除し、振り返ります。そして、マニュアルを更新します。
• マニュアル、訓練、監査を継続します。作っただけの文書は事故を防ぎません。

IT化時代に強い訴訟対応とは、特定の担当者が詳しい状態ではありません。担当者が変わっても、同じ期限、同じ確認、同じ保存、同じ判断経路で処理できる状態です。

その状態は、紛争が起きてから作ることはできません。今日、責任者を決め、保存場所を決め、通知の確認者を2人にする。そこから始まります。

本シリーズは全6話で完結です。制度の理解は第1話から第5話、体制の整備は本記事をご活用ください。