株主名簿記載事項証明書とは｜株主から証明書を求められた場合の対応

1. 株主名簿記載事項証明書とは何か

会社法122条は、株主が、自分についての株主名簿記載事項を記載した書面の交付（または電磁的記録の提供）を会社に請求できると定めています。

ここで重要なのは、これは「株主名簿全体の写し」ではなく、「その株主について株主名簿に記載・記録された事項を記載した書面」だということです。初心者向けに言えば、「会社が、あなたについて株主名簿にこう記載しています、と証明する書類」です。記載する内容は、会社法121条の株主名簿記載事項（第2話参照）と接続します。

2. 発行は、請求確認→名簿確認→証明書作成→発行管理の順で

3. どのような場面で求められるか

第三者への提出目的がある場合でも、会社が証明書を発行する相手は誰か、本人確認・権限確認が重要です。証明書は個人情報を含むため、提出先・目的の確認を省略しないでください。

4. 誰が請求できるのか

会社法122条1項は「前条第1号の株主」、すなわち株主名簿に記載される株主が請求できると定めています。実務では、次の点を確認します。

5. 証明書には何を記載するのか

記載する中心は、会社法121条の株主名簿記載事項です。これに、実務上の補足項目（発行日・証明文言など）を加えて作成するのが一般的です。

6. 代表取締役の署名または記名押印が必要

株主名簿記載事項証明書は、担当者がExcelを印刷しただけでは足りない可能性があります。会社法122条2項は、書面に代表取締役の署名または記名押印が必要と定めているからです。

指名委員会等設置会社では代表執行役が署名・記名押印します。社内実務では、誰が作成し、誰が確認し、誰が署名・押印するかをあらかじめ決めておくとよいでしょう。なお、電磁的記録で提供する場合は、代表取締役が署名・記名押印に代わる措置（電子署名）をとる必要があり（会社法122条3項）、その具体的な措置は会社法施行規則で定められています。電子提供を行う場合は、施行規則を確認のうえ慎重に対応してください。

7. 株券発行会社には会社法122条が適用されない

注意したいのが、会社法122条は株券発行会社には適用されないという点です（会社法122条4項）。株券発行会社では、株券そのものが株主であることを示す手段となるため、この証明書の制度の対象外とされています。

8. 発行前に確認すべきこと

9. 株主名簿の閲覧請求との違い

株主名簿記載事項証明書と、株主名簿の閲覧・謄写請求は、別の制度です。混同しないよう整理します。

株主名簿の閲覧請求への対応は、第14話「株主名簿の閲覧請求を受けたらどうするか｜拒否できる場合と社内対応」で詳しく整理します。

10. 登記申請時の株主リストとの違い

もう一つ混同しやすいのが、登記申請時に添付する株主リストです。これは株主名簿記載事項証明書とは別物です。

登記申請実務の詳細には立ち入りませんが、名称が似ていても役割がまったく違うことを押さえてください。

11. 発行履歴・控えの管理

証明書は個人情報を含む重要書類です。発行のたびに履歴・控えを残し、アクセス権限を管理しましょう。

12. 株主名簿記載事項証明書でよくあるミス

13. 発行対応の実務手順

14. 株主名簿記載事項証明書発行チェックリスト

まとめ

次回（第11話）は、借入時に株式を担保にする場合の株主名簿、登録株式質権者とは何かを整理します。

このシリーズで扱うテーマ（全15話）

参考情報・参照先

本記事は、以下の一次情報（公的機関の法令データベース）を確認したうえで作成しています。条文の正確な内容・最新の改正状況は、必ず以下のリンクからご確認ください。