新リース会計基準対応の契約台帳｜追加すべき項目と証跡管理

シリーズ全15話の構成

第1章　従来の契約台帳だけでは何が足りないのか

多くの企業の契約台帳は、次のような項目で構成されています。契約名、相手方、締結日、開始日、終了日、自動更新の有無、担当部署、契約ファイルの保存先。契約管理としては十分に機能する構成です。

しかし、この台帳を開いても、次のことは分かりません。

図解1　従来の契約台帳と、新リース対応で必要になる情報

第2章　契約上の事実と会計判断を分けて持つ

台帳設計で最も重要な原則です。次の例を見てください。

この2つを同じ欄に書かないでください。契約上の事実は契約書を読めば誰でも確認できますが、借手のリース期間は「合理的に確実」の評価を含む会計上の判断です（リース会計基準第31項、リース適用指針第17項）。両者を混ぜると、後から「どこまでが契約に書いてあることで、どこからが判断なのか」が分からなくなります。

表1　契約上の事実と会計判断の切り分け

第3章　まずExcelで始めるなら｜最低限の一覧

いきなり完全な構造を作る必要はありません。棚卸しの初期段階では、まず全体を把握するための一覧から始めるのが現実的です。

表2　入口用の最低限一覧

第4章　なぜ「1契約1行」では足りないのか

具体例で考えます。1本のオフィス賃貸借契約に、次の要素が含まれているケースです。

• オフィス3フロア（5階・8階・12階）
• 駐車場5台分
• 共益費（清掃・警備・共用設備管理を含む）
• 保守サービス
• 5年の延長オプション
• 契約2年目に8階を返却
• 契約4年目に15階を追加

これを1行に押し込むとどうなるか。対象資産の欄には「オフィス3フロア他」と書くしかなく、8階を返却した時点で情報を上書きすれば、当初何を借りていたかが消えます。料金欄も1つでは、賃料と共益費と保守費を分けられません。

図解2　契約マスターを中心にした情報の構造

会計上も、契約1件が管理単位1件になるとは限りません。リースを含む契約は原則としてリースを構成する部分とリースを構成しない部分に分けて会計処理され（リース会計基準第28項）、複数の原資産が独立したリースを構成する部分に当たるかどうかも個別に判断されるためです（リース適用指針第16項）。

第5章　契約マスターに持たせる項目

表3　契約マスターの項目

たとえば、3月に契約を締結し、4月1日から契約期間が始まり、同日に引渡しを受けて使用可能な状態になったものの、社内の準備の都合で実際の利用開始が5月1日になる、というケースがあります。このとき「実際の使用開始日：5月1日」という情報だけを台帳に持っていると、リース開始日の検討に必要な事実が欠けることになります。

第6章　原資産・構成部分を管理する

1契約に複数の資産が含まれる場合、資産ごとに行を持ちます。契約IDで契約マスターと紐付けます。

表4　原資産・構成部分の項目

第7章　リースの識別に関する記録

リースの識別は、契約の締結時に行われます（リース会計基準第25項）。そして契約期間中は、契約条件が変更されない限り、この判断を見直しません（同第27項）。だからこそ、初回の判断内容と根拠を残しておく意味があります。

表5　リース識別に関する記録項目

第8章　リース期間とオプションを管理する

この領域で最も重要なのは、契約終了日と借手のリース期間の終了日を同じ欄で管理しないことです。両者は一致するとは限りません（リース会計基準第31項）。

表6　期間・オプションの記録項目

第9章　料金情報を種類別に持つ

台帳の料金欄が「月額賃料」1つしかないと、後から分解できません。借手のリース料は、固定リース料、指数またはレートに応じて決まる変動リース料、残価保証に係る支払見込額、行使が合理的に確実な購入オプションの行使価額、一定の場合の解約違約金という5つで構成されるためです（リース会計基準第35項）。

表7　料金情報の記録項目

第10章　リース部分・非リース部分に関する記録

構成部分ごとに、区分の検討に必要な情報を持ちます。

表8　リース部分・非リース部分に関する記録項目

第11章　変更履歴は上書きしない

この章が、台帳運用における最大の分かれ目です。

変更履歴に持たせる項目は次のとおりです。

• 変更ID／契約ID／変更覚書のID
• 変更内容の要素（1通の覚書に複数の要素があり得るため、要素ごとに行を分ける）
• 対象となる原資産・構成部分
• 範囲の拡大／縮小／変化なしの別
• 期間の変更内容（変更前後の終期）
• 対価の変更内容（変更前後の金額）
• オプション行使によるものか、新たな合意によるものか
• 独立価格に関する資料の有無
• 変更前の条件／変更後の条件（両方を残す）
• 経理部への提出日、経理確認日、経理判断結果
• 証拠資料のURL

日付の持ち方に注意する

適用指針上の用語適用指針は「リースの契約条件の変更の発効日」を、契約の両方の当事者がリースの契約条件の変更に合意した日と定義しています（リース適用指針第4項(10)）。

したがって、ASBJ用語の「発効日」と「合意日」は別の日ではありません。台帳で「合意日」と「発効日」を別欄にして異なる日付を入れると、用語の混乱を招きます。

実務上、別項目として持つべきなのは次の日付です。

• 変更合意日（＝ASBJ上の「リースの契約条件の変更の発効日」）
• 新条件の契約上の適用開始日（例：改定後の賃料が適用される日）
• 追加された原資産の実際の使用開始日
• 返却した原資産の返却日

3月1日に覚書へ署名し、4月1日から新賃料が適用され、6月1日に追加スペースの使用を開始する——こうしたケースでは、3つとも異なる日付になります。契約変更の考え方は契約変更・更新時に再判定は必要？｜リース条件変更の管理実務で扱っています。

第12章　原契約の契約条件を変更しなくても記録が必要な場合

ここが第13話の核心です。変更契約の履歴だけを持つ台帳では足りません。

会計基準上の取扱い会計基準は、リースの契約条件の変更が生じていない場合であっても、借手のリース期間に変更がある場合や、リース期間に変更がなく借手のリース料に変更がある場合には、リース負債の計上額の見直しを行うとしています（リース会計基準第40項から第42項）。

図解3　原契約の契約条件変更を伴うもの／伴わないもの

右側の事象は、法務部だけでは把握できません。施設管理部門の工事決裁、経営企画の統廃合決定、経理部が受け取る改定通知——それぞれ別の場所で発生します。原契約の変更契約だけを監視する運用では拾えない可能性があるため、これらが台帳へ届く経路を設計しておくことが実務上の要点です。

第13章　証拠資料をどう紐付けるか

判断結果だけを残しても、根拠となった資料がどこにあるか分からなければ、後から検証できません。資料は契約IDと判断IDの両方に紐付けて管理します。

資料管理表に持たせる項目は、資料ID、契約ID、関連する判断ID、資料種別、ファイル名、保存場所、URL、作成日、取得日、対象期間、バージョン、備考です。

実際に紐付ける資料の例を挙げます。

• 契約関係：原契約、個別契約、覚書、別紙、更新契約
• 料金関係：料金表、見積書、請求書、発注書、賃料改定の通知・合意書
• 資産関係：資産一覧、機器一覧、図面、区画図、システム構成図
• 役務関係：SLA、管理仕様書、保守仕様書
• 通知関係：更新通知、解約通知、オプション行使通知
• 社内資料：工事請負契約、設備投資の稟議、移転の稟議、事業上の決定に関する決裁
• 照会記録：サプライヤーへの照会と回答、事業部へのヒアリング記録
• 判断記録：経理部の判定記録、監査法人等との協議記録

第14章　「結論だけ」を残すと数年後に困る

冒頭の場面に戻ります。台帳に「借手のリース期間：10年」とだけ記録されていた場合、数年後に次のことが分かりません。

• なぜ10年としたのか（延長オプションを含めたのか、当初から10年契約だったのか）
• 内装投資を判断材料として考慮したのか
• 過去の更新実績をどう評価したのか
• どの版の契約書を見て判断したのか
• 誰がいつ判断したのか
• その後、条件が変更されていないか

図解4　結論だけの記録と、判断を再現できる記録

第15章　「次回確認日」だけでは足りない

LegalGPTとしての推奨台帳に「次回確認日：2028年3月末」とだけ書いてあると、年度途中に生じた契約変更やオプション行使を見落とす可能性があります。一方、イベントの発生だけに頼ると、誰も気づかないまま経過する変更が残ります。

そこで、イベントトリガーと定期レビューを併用する考え方をおすすめします。

• イベントトリガー：契約変更の締結、更新通知期限の到来、延長・解約オプションの行使、解約通知、料金改定、資産の追加・返却、大規模改装の決裁、拠点移転・統廃合の決定、サブリースの締結
  ※このうち大規模改装の決裁や拠点移転・統廃合の決定は、LegalGPTによる実務上の検知例です。これらを台帳のアラートとして持つ意義は、延長・解約オプションに関する判断に直接影響する場合に経理部へ確認できるようにする点にあります。事象の発生自体が見直しの要件を満たすものではありません。
• 定期レビュー：決算期に合わせた棚卸し、契約期限の一覧チェック、未確認事項の残件確認

図解5　契約のライフサイクルと台帳の更新

第16章　誰がどの情報を更新するか

自社の体制に応じて検討すべき事項以下は、ASBJが部署別に定めたものではなく、本シリーズが想定する標準的な社内実務です。実際の分担は自社の社内分掌に従ってください。

表9　情報の主担当と更新タイミング

第17章　ステータスで進捗と結論を分けて持つ

調査の進捗と会計上の結論は、別の情報です。同じ欄で管理すると、「調査中」と「リースに該当しない」の区別がつかなくなります。

ステータスの例を挙げます。

• 調査の進捗：未調査／一次調査中／追加資料待ち／事業部照会中／経理確認待ち／判断保留／変更確認中／再確認要
• 経理判定結果：リースを含む／リースを含まない／保留
• 契約の状態：有効／変更中／終了

第18章　Excelで始めるか、システム化するか

結論から言えば、初期段階はExcelで始めて問題ありません。重要なのはツールではなく、情報を構造化して持つという設計です。

Excelで十分に機能する場面としては、契約件数が限られている、管理担当者が少数、変更の頻度が低い、初回の棚卸し段階である、といったケースが挙げられます。

一方、件数が増えると次の点が難しくなります。1つの契約に複数の資産、複数の構成部分、複数の料金、複数の変更、複数の資料が紐付くため、シート間の参照が複雑になります。誰がいつ更新したかの履歴も、Excelでは追いにくくなります。同時編集による上書きのリスクもあります。

将来的には、契約管理システム、共有データベース、ワークフロー、経理システムとの連携を検討することになります。ただし、どのツールを使うにせよ、第4章で見た情報構造が先です。構造が決まっていないままシステムを導入しても、結局1契約1行の台帳が電子化されるだけになります。表計算ソフトでの管理の限界については契約管理とは何か｜なぜExcel管理では限界なのかを実務視点で解説もご参照ください。

第19章　台帳運用で起こりやすい失敗

表10　よくある失敗と対応

第20章　新リース対応の契約台帳｜項目一覧

LegalGPTとしての推奨これまでの内容を1つの表にまとめます。ASBJが定めた様式ではなく、本シリーズが提案する実務上のたたき台です。自社の契約件数、体制、システム構成に合わせて取捨選択してください。

表11　新リース会計基準対応の契約台帳項目一覧

第21章　法務部向けチェックリスト

• 契約IDを付与し、他の情報から参照できるようにした
• 原契約と関連契約（個別契約・覚書）を紐付けた
• 対象となる原資産を資産単位で記録した
• 構成部分を分けて記録できる構造にした
• 契約締結日・契約上の開始日・実際の使用開始日を別項目にした
• 原資産が借手による使用が可能となった日を記録した
• 実際の使用開始日と会計基準上のリース開始日を同一視していない
• リース開始日を経理部が確認できる欄を設けた
• 契約終了日と借手のリース期間を別項目にした
• 中途解約の可否と解約権者を記録した
• 更新条項・延長オプションの内容を記録した
• 料金を種類別（固定・変動・一時金）に分けて記録した
• 指数・レート連動条項の内容を記録した
• 共益費・敷金を賃料に合算していない
• リース部分・非リース部分の候補を「候補」として記録した
• 経理判定結果を法務判定として記録していない
• 判定日・判定担当部門を記録した
• 判断根拠を文章で記録した
• 証拠資料を判断IDと紐付けた
• 変更履歴を要素ごとに記録した
• 変更前の条件を上書きせず保持した
• 変更合意日（ASBJ上の変更発効日）を記録した
• 新条件の適用開始日を別項目で記録した
• 契約書を伴わないイベントの履歴を持たせた
• 次回確認トリガーを設定した
• 定期レビューの時期を決めた
• 未確認事項を空欄にせず明示した
• 最終更新日と更新者を記録した
• 終了契約について、自社の保存方針に従い必要な判断履歴を参照できる状態にした
• 台帳の項目と運用ルールを経理部と共有した

まとめ

新リース会計基準が特定の契約台帳の作成を求めているわけではありません。それでも情報を構造化して持つ意味があるのは、リースの識別、リース期間、リース料、契約変更といった論点について、契約期間中に生じる見直しへ対応できる状態にしておく必要があるからです。

設計の要点は3つです。第一に、契約上の事実と会計判断結果を分けて持つこと。契約期間と借手のリース期間は別項目にします。第二に、1契約1行で完結させないこと。1つの契約に複数の資産、構成部分、料金、変更が紐付きます。第三に、結論だけでなく判断日・根拠・証拠資料を残すこと。数年後に「なぜこの結論なのか」を説明できる状態にしておきます。

そして見落とされやすいのが、原契約の契約条件の変更を伴わない事象です。オプションの行使、購入オプションの判定変更、残価保証の支払見込額の変動、指数による料金改定、そして第41項の要件を満たす重要な事象・状況——これらは原契約の変更契約だけを監視する運用では拾えない可能性があります。別経路で台帳へ届く仕組みが必要です。

法務部が担うのは契約・事実・変更履歴の管理であり、会計判断は経理部が行います。この線引きを台帳の欄名の段階で明確にしておくと、運用が安定します。次は、こうした情報を新規契約の締結時点でどう取得するかという段階に進みます。

よくある質問（FAQ）

主な参照資料

• 企業会計基準第34号「リースに関する会計基準」
  公表主体：企業会計基準委員会（ASBJ）／公表日：2024年9月13日（2025年4月23日修正）
  公式ページ：企業会計基準第34号「リースに関する会計基準」全文（ASBJ 会計基準検索システム）
  本文で参照した主な項番号：第18項、第25項、第26項、第27項、第28項、第29項、第31項、第35項、第39項、第40項、第41項、第42項
• 企業会計基準適用指針第33号「リースに関する会計基準の適用指針」
  公表主体：企業会計基準委員会（ASBJ）／公表日：2024年9月13日（2025年4月23日・2025年10月16日修正）
  公式ページ：企業会計基準適用指針第33号「リースに関する会計基準の適用指針」全文（ASBJ 会計基準検索システム）
  本文で参照した主な項番号：第4項(10)、第5項から第8項、第16項、第17項、第33項から第35項、第44項から第49項
• 企業会計基準第34号「リースに関する会計基準」等の公表
  公表主体：企業会計基準委員会（ASBJ）／公表日：2024年9月13日
  公式ページ：企業会計基準第34号「リースに関する会計基準」等の公表（ASBJ 公式サイト）
• 企業会計基準適用指針 一覧（公表日・修正日の確認用）
  公表主体：企業会計基準委員会（ASBJ）／最終確認日：2026年8月13日
  公式ページ：企業会計基準適用指針 一覧（ASBJ 公式サイト）

本記事は2026年8月13日時点で公表されている資料に基づいています。本記事で示した契約台帳の項目・構造・運用方法は、企業会計基準委員会が定めたものではなく、新リース会計基準への対応を継続的に行うための実務上の提案です。会計基準上の判断および必要な記録の範囲については、経理部門および監査法人・公認会計士にご確認ください。