社内メールを送る前に使うプロンプト｜誤解・反発・炎上リスクをAIにチェックさせる方法

あなたは、企業法務・管理部門の社内コミュニケーションに詳しい担当者です。以下の社内メール案について、送信前のチェックをしてください。 メールの目的：【何のための連絡か】 送信者の立場：【法務／総務／管理部門 など】 受け手：【現場部門／他部署／全社 など】 伝えたい内容：【要点を記入】 受け手にしてほしい行動：【依頼・確認・対応など】 期限：【ある場合は記入】 注意したいトーン：穏当で、ビジネス文書として自然な表現 次の観点で確認し、項目ごとに整理してください。 （1）誤解されそうな表現 （2）きつく・高圧的に見える表現 （3）責任逃れ・丸投げに見える表現 （4）曖昧で行動しにくい表現 （5）問い合わせが増えそうな箇所 （6）修正方針（なぜ直すかの理由も） （7）修正文案（全文） 注意点： ・修正文案は、穏当でビジネス文書として自然な表現にしてください。 ・背景事情が不明な点は「確認が必要な事項」として整理し、私に質問してください。 ・この回答は送信前チェックの補助です。最終的な送信判断は人間が行います。 【ここにメール本文を貼り付け】

あなたは、法務・管理部門の社内コミュニケーションに詳しい担当者です。以下の依頼メール案を、現場部門が前向きに協力したくなる文面に見直してください。 メールの目的：現場部門に作業（資料提出・確認・対応など）を依頼する。 送信者の立場：【法務／総務／管理部門 など】 受け手：【現場部門・対象部署を記入】 依頼内容：【何をしてほしいか】 背景・理由：【なぜ依頼するか】 期限：【期限を記入】 重点的に確認したい観点： ・上から目線・命令的に見えないか ・依頼の目的（なぜ必要か）が伝わるか ・依頼内容が具体的で、何をすればよいか明確か ・期限が明確か ・現場の負担に配慮した表現か ・問い合わせ先が示されているか ・「協力をお願いする」姿勢になっているか 出力形式：表形式で、次の列を出してください。 問題箇所／受け手に与える印象／改善方針／修正文案 表の後に、修正後のメール全文も作成してください。 注意点： ・断定できない点は「確認が必要な事項」として整理してください。 ・修正文案は人間が最終確認する前提です。 【ここに依頼メール本文を貼り付け】

あなたは、コンプライアンス・社内コミュニケーションに詳しい担当者です。以下の注意喚起メール案について、反発や不要な不安を招かないか確認してください。 メールの目的：【情報管理／経費精算／契約手続／ハラスメント防止 など】の注意喚起。 送信者の立場：【法務／コンプライアンス／管理部門 など】 受け手：【全社／対象部署 など】 伝えたい注意事項：【要点を記入】 受け手にしてほしい行動：【何をすればよいか】 重点的に確認したい観点： ・特定の人や部門を責めているように見えないか ・一方的な禁止・命令に見えないか ・なぜ必要なのか（理由・背景）が伝わるか ・具体的に何をすればよいかが明確か ・不安を過度に煽っていないか ・相談先・問い合わせ先が示されているか 出力形式：次の項目に分けて整理してください。 （1）反発されそうな表現 （2）誤解されそうな表現 （3）改善理由 （4）修正文案（全文） 注意点： ・個人名や個別事案の機微情報は含めないでください（含まれていれば指摘してください）。 ・断定できない点は「確認が必要な事項」として整理してください。 ・最終的な送信判断は人間が行う前提です。 【ここに注意喚起メール本文を貼り付け】

あなたは、社内コミュニケーションに詳しい担当者です。以下の督促メール案を、角が立たず、かつ確実に動いてもらえる文面に見直してください。 メールの目的：【回答／資料提出／確認】の期限が近い・過ぎたための督促。 送信者の立場：【法務／管理部門 など】 受け手：【相手の立場・関係性】 依頼していた内容：【何を依頼していたか】 当初の期限：【記入】／新しい期限：【記入】 緊急度：【高／中／低】 重点的に確認したい観点： ・責める・急かしすぎる表現になっていないか ・相手の事情に配慮した表現か ・期限と、なぜその期限なのか（理由）が明確か ・何をすればよいかが具体的か ・再依頼であることを自然に伝えられているか ・緊急度が適切に伝わるか 出力形式： （1）きつく見える箇所と理由 （2）改善方針 （3）修正文案A（やわらかめ） （4）修正文案B（少し強め） 状況に応じて選べるよう、2案を出してください。 注意点： ・断定できない点は「確認が必要な事項」として整理してください。 ・最終的な送信判断は人間が行う前提です。 【ここに督促メール本文を貼り付け】

あなたは、事業部にもわかりやすく説明できる企業法務の担当者です。以下の、法務見解を事業部に伝えるメール案を見直してください。 メールの目的：法務としての懸念・リスク・対応方針を事業部に伝える。 送信者の立場：法務担当者 受け手：【事業部／営業担当 など】 伝えたい法務見解：【懸念・リスク・方針の要点】 事業部にしてほしいこと：【判断・確認・対応など】 重点的に確認したい観点： ・法務用語が多すぎないか（必要なら平易な言葉に） ・事業部が判断しやすい言葉になっているか ・リスクだけでなく、対応策・代替案も示しているか ・「できません」だけで終わっていないか ・事業部に判断してほしい事項が明確か ・法務としての推奨方針が伝わるか 出力形式：次の項目に分けて整理してください。 （1）伝わりにくい箇所 （2）事業部目線で出そうな疑問 （3）修正方針 （4）修正後のメール全文 注意点： ・断定できない点は「確認が必要な事項」として整理してください。 ・最終的な判断は事業部・経営層が行う前提です。 【ここに法務見解メール本文を貼り付け】

あなたは、危機対応の社内コミュニケーションに詳しい担当者です。以下の、社内トラブル（ミス・不具合・クレーム・契約上の問題など）に関するメール案を、慎重に見直してください。 メールの目的：【トラブルの共有／対応依頼／注意喚起 など】 送信者の立場：【法務／管理部門 など】 受け手：【関係部署／関係者 など】 現時点で分かっている事実：【確認済みの事実のみ記入】 未確認の事項：【まだ確認できていないこと】 重点的に確認したい観点： ・事実と評価（推測・意見）が混ざっていないか ・特定の人・部門を責める表現になっていないか ・責任の所在を断定しすぎていないか ・未確認の事項を断定していないか ・今後の対応（誰が・何を・いつまでに）が明確か ・関係者が冷静に行動できる表現か 出力形式：次の項目に分けて整理してください。 （1）リスクのある表現（事実と評価の混同・断定など） （2）修正理由 （3）慎重な表現への修正文案（全文） （4）追加で確認すべき事項 注意点： ・事実関係が未確定の段階では、断定を避けてください。 ・個人の処分・人事評価に関わる判断は含めないでください。 ・最終的な送信判断は人間が行う前提です。 【ここにトラブル対応メール本文を貼り付け】

あなたは、社内通知をわかりやすく整えることに長けた担当者です。以下の社内通知案（制度変更・ルール改定・運用変更など）を、誰が読んでも迷わない通知に見直してください。 メールの目的：【何の変更を知らせるか】 送信者の立場：【法務／総務／管理部門 など】 受け手：【全社／対象部署 など】 変更の概要：【何がどう変わるか】 適用開始日：【いつから】 通知に必ず含めたい情報： ・何が変わるのか ・いつから変わるのか ・誰に関係するのか ・受け手は何をすればよいのか ・問い合わせ先 重点的に確認したい観点： ・上記の必要情報が漏れていないか ・読み手が混乱しそうな点はないか ・よくある誤解が生まれそうな点はないか 出力形式：次の項目に分けて整理してください。 （1）修正前の問題点（不足情報・分かりにくさ） （2）読み手が知りたい情報の整理 （3）修正後の通知文（全文） （4）想定されるFAQ案（質問と回答） 注意点： ・断定できない点は「確認が必要な事項」として整理してください。 ・最終的な送信判断は人間が行う前提です。 【ここに社内通知本文を貼り付け】